Geschäftsordnung

Aus Wikimedia Deutschland
Version vom 10. Dezember 2010, 17:34 Uhr
(Unterschied) ← Nächstältere Version | Aktuelle Version (Unterschied) | Nächstjüngere Version → (Unterschied)
Wechseln zu: Navigation, Suche

Die auf dieser Seite wiedergegebenen Geschäftsordnungen regeln die Geschäfte des Vereins. Jede der Hauptpunkte ist im Original ein eigenes Dokument. Abschnittsverweise im Text beziehen sich immer auf andere Abschnitte innerhalb derselben Geschäftsordnung.

Vorstand

Allgemeines

(1) Diese Geschäftsordnung regelt die Geschäfte des Vorstands. Sie bindet nur den Vorstand und seine Mitglieder.

(2) Diese Geschäftsordnung wurde am 24. März 2010 beschlossen, am 10. April 2010 geändert und ersetzt alle vorhergehenden. Sie bleibt in Kraft, bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird.

Aufgaben

Allgemeines

(1) Der Vorstand leitet die Geschicke des Vereins im Rahmen der von der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse. Er hat insbesondere folgende Aufgaben:

  • Festlegung des Haushaltsplans
  • Festlegung von Geschäftsordnungen
  • Festlegung der strategischen Planung des Vereins
  • Aufsicht über und Kontrolle der Geschäftsführung
  • Einberufung der Mitgliederversammlung

(2) Der Vorstand bestimmt gemeinschaftlich die Richtlinien seiner Arbeit (Richtlinienkompetenz). Diese sind für die Mitglieder des Vorstands verbindlich und von ihnen in ihren Ressorts und sonstigen Tätigkeitsbereichen selbständig und unter eigener Verantwortung zu verwirklichen (Ressortprinzip). In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Vorstands einzuholen (Kollegialprinzip).

(3) Dem Vorstand sind zur Beratung und Beschlussfassung sämtliche Angelegenheiten allgemeiner Bedeutung vorzulegen, darunter insbesondere:

(a) alle Antragsentwürfe für die Mitgliederversammlung, die seitens des Vorstands eingebracht werden sollen
(b) alle Entwürfe neuer Geschäftsordnungen sowie deren Änderungen
(c) Meinungsverschiedenheiten zwischen Vorstandsmitgliedern, sofern sie von ressortübergreifender Bedeutung sind oder inhaltlich keinem Ressort zuzuordnen sind und der Versuch einer Verständigung unter Moderation des Ersten Vorsitzenden keine Einigung erbracht hat

(4) Sofern Angelegenheiten nach (3) die Zuständigkeiten eines Ressorts berühren, ist vor der Beschlussfassung dessen Stellungnahme zu berücksichtigen.

(5) Die Mitglieder des Vorstands haben insbesondere folgende Rechte und Pflichten:

  • die Interessen des Vereins aktiv zu unterstützen und zu fördern
  • an Vorstandssitzungen und -beschlüssen mitzuwirken
  • dem Vorstand Beschlüsse vorzuschlagen
  • die Beschlüsse des Vorstandes außerhalb des Vorstandes zu vertreten, selbst wenn sie anderer Auffassung sind
  • ihre Ressorts verantwortungsbewusst und gewissenhaft zu führen und in der Öffentlichkeit zu vertreten
  • die Geschäftsführung im Rahmen ihrer Ressorts zu beraten
  • die ihnen von der Satzung oder der Mitgliederversammlung übertragenen Aufgaben zu erfüllen
  • der Mitgliederversammlung über ihre Tätigkeiten Rechenschaft zu leisten

(6) Der Vorstand bestimmt die Zuweisung der Aufgaben, die nicht explizit in dieser Geschäftsordnung, in der Satzung oder durch die Mitgliederversammlung zugewiesen werden.

(7) Die Führung der laufenden Geschäfte obliegt im Rahmen der Beschlüsse des Vorstandes der Geschäftsführung.

Vertraulichkeit

(1) Die Mitglieder des Vorstands sind verpflichtet, alle direkt oder indirekt zur Kenntnis genommenen Informationen, die ihnen in Ausübung ihrer Tätigkeit bekannt werden und nicht bereits veröffentlicht wurden, vertraulich zu behandeln und hierüber gegenüber Dritten Stillschweigen zu wahren. Sie werden die im Rahmen ihrer Tätigkeit für Wikimedia Deutschland gespeicherten oder bekannt gewordenen personen- oder geschäftsbezogenen Daten zu keinem anderen Zweck als dem der rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben als Vorstandsmitglied verarbeiten, Dritten zugänglich machen, bekannt geben oder sonst nutzen. Die Datenschutzgesetze des Bundes und des Landes Berlin in der jeweils aktuellen Fassung sind zu beachten.

(2) Diese Vertraulichkeitserklärung betrifft insbesondere

  1. interne Vorgänge sowie nicht abgeschlossene strategische und finanzielle Planungen von Wikimedia Deutschland
  2. die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse und Daten von Mitarbeitern, Mitgliedern und Kooperationspartnern von Wikimedia Deutschland.

(3) Die Vertraulichkeitserklärung erstreckt sich auf sämtliche Äußerungen nicht nur gegenüber Fremden, sondern auch gegenüber Angehörigen im Sinne des § 11 StGB.; sie umfasst sämtliche Unterlagen, Geschäftspapiere, Belege und alle vom Vorstand genutzten Kommunikationsmittel.

(4) Die hier genannten Pflichten dauern auch nach Beendigung der Vorstandstätigkeit an.

Erster Vorsitzender

(1) Der Erste Vorsitzende hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Sitzungen und Telefonkonferenzen des Vorstands vorzubereiten und zu leiten
(b) den strategischen Planungsprozess zu leiten
(c) auf die Durchführung der allgemeinen Richtlinien der Vorstandsarbeit zu achten
(c) die Dienstaufsicht über den Geschäftsführer zu führen
(d) den Verein in der Öffentlichkeit zu vertreten
(e) außerordentliche Sitzungen nach eigenem Ermessen einzuberufen

(2) Der Erste Vorsitzende kann seine unter (1) genannten Pflichten, mit Ausnahme von (1) (e), im Einzelfall einem anderen Vorstandsmitglied übertragen.

(3) Über (1) (e) hinaus hat der Erste Vorsitzende außerordentliche Sitzungen auch dann einzuberufen, wenn mindestens drei Vorstandsmitglieder dies fordern.

(3) Der Erste Vorsitzende ist ständiges Mitglied der Arbeitsgruppe Geschäftsführung.

Zweiter Vorsitzender

(1) Der Zweite Vorsitzende hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) den Ersten Vorsitzenden in seinen Tätigkeiten nach Bedarf zu unterstützen
(b) den Verein gegenüber anderen Chaptern und der Wikimedia Foundation zu vertreten, sofern er diese Aufgabe nicht an ein anderes Vorstandsmitglied überträgt

(2) Der Zweite Vorsitzende übernimmt die Rechte und Pflichten des Ersten Vorsitzenden, sofern dieser an der Ausübung seines Amtes verhindert ist und diese Verhinderung voraussichtlich vorübergehender Natur ist. Die Feststellung der Verhinderung obliegt dem Ersten Vorsitzenden oder einer Mehrheit der Mitglieder des Vorstands. Die genannten Rechte und Pflichten gehen wieder auf den Ersten Vorsitzenden über, sofern dieser dem Vorstand mitteilt, dass er sein Amt ausüben kann.

Schatzmeister

(1) Der Schatzmeister hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Einhaltung des Haushaltsplans regelmäßig zu kontrollieren
(b) die Geschäftsführung bei Finanzfragen zu beraten
(c) an der Kassenprüfung teilzunehmen und die Kassenprüfer in ihrer Tätigkeit zu unterstützen

(2) Beschlüsse des Vorstands, mit denen Kosten für den Verein verbunden sind, bedürfen der Zustimmung des Schatzmeisters. Auf die Zustimmung des Schatzmeisters kann bei wichtigem Grund verzichtet werden, wenn der Vorstand dies mit Begründung mehrheitlich beschließt. Ein solcher Beschluss ist separat zu protokollieren.

Schriftführer

(1) Der Schriftführer hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Sitzungen und Telefonkonferenzen des Vorstandes zu protokollieren
(b) das Vorstands-Wiki zu pflegen, sofern er diese Aufgabe nicht an ein anderes Vorstandsmitglied überträgt

Ressorts

(1) Die Geschäfte des Vorstands gliedern sich in die folgende Ressorts:

(a) Freiwilligenförderung
(b) Lobbying
(c) Public Relations
(d) Qualität
(e) Usability & Technik
(f) Betriebsmittel
(g) Finanzen
(h) Fundraising
(i) Organisationsentwicklung
(j) Personal
(k) Vereinskommunikation
(l) Wikimedia International

(2) Jedes Vorstandsmitglied, dass sich bereits bei seiner Kandidatur für ein oder mehrere Ressorts aufstellt, wird durch die Wahl der Mitgliederversammlung diesen Ressorts zugeordnet. Der Vorstand kann unter Berücksichtigung der Qualifikationen und Wünsche seiner Mitglieder weitere Zuordnungen vornehmen und von ihm beschlossene Zuordnungen ändern oder widerrufen.

Vertretungsberechtigung

(1) Über Beschlüsse des Vorstandes hinaus ist kein Mitglied des Vorstandes grundsätzlich einzelvertretungsbevollmächtigt.

(2) Der Vorstand kann beschließen, einem Vorstandsmitglied im Rahmen eines Vereinsprojektes eine Einzelvertretungsvollmacht zu erteilen (Projektleitung). Diese erstreckt sich ausschließlich auf dieses Vereinsprojekt und umfasst auch die finanzielle Verantwortung im Rahmen des festgelegten Projektbudgets.

Sitzungen

Allgemeines

(1) Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich. Der Geschäftsführer von Wikimedia Deutschland hat das Recht an jeder Sitzung beratend teilzunehmen, es sei denn mindestens zwei Mitglieder des Vorstandes fordern eine Nichtteilnahme des Geschäftsführers. Weitere Gäste können auf Beschluss des Vorstands an Sitzungen zu einzelnen Punkten oder insgesamt beratend teilnehmen.

(2) Sitzungen des Vorstands sind beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde und mindestens die Hälfte der Mitglieder des Vorstands daran teilnehmen.

(3) Für Telefonkonferenzen sind die Regelungen für Sitzungen analog anzuwenden, sofern diese Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt.

Einladung

(1) Die ordnungsgemäße Einladung zu einer Sitzung muss mindestens sieben Tage, zu Telefonkonferenzen mindestens zwei Tage vor Beginn erfolgt sein.

(2) Die Einladung erfolgt in der Regel über die Mailingliste des Vorstandes. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine telefonische Einladung möglich, sofern jedes Vorstandsmitglied innerhalb der unter (1) genannten Frist nachweislich davon Kenntnis erlangen konnte.

(3) Jede Einladung sollte einen Hinweis darauf erhalten, zu welchem Zeitpunkt die Agenda der jeweiligen Sitzung geschlossen wird.

(4) Die Agenda einer Sitzung wird 24 h vor dem Sitzungsbeginn geschlossen.

(5) Zu Tagungsordnungspunkten, die später eingereicht werden, kann durch die Teilnehmer kein Beschluss gefasst werden.

(6) Einladungen erfolgen durch den Ersten Vorsitzenden. Dieser kann im Bedarfsfall einen Vertreter berufen.

Leitung

(1) Die Leitung der Sitzung obliegt dem Ersten Vorsitzenden, in seiner Abwesenheit dem Zweiten Vorsitzenden. Ist auch dieser abwesend, wird von den Teilnehmern der Sitzung ein Sitzungsleiter bestimmt.

(2) Sofern ein wichtiger Grund vorliegt, kann der Vorstand während der Sitzung beschließen, die Sitzungsleitung vorübergehend oder für die gesamte Sitzung einem anderen Vorstandsmitglied zu übertragen.

Beschlussfähigkeit und Stimmrecht

(1) Die Beschlussfähigkeit wird zu Beginn der Sitzung vom Sitzungsleiter festgestellt und im Protokoll vermerkt. Sie ist solange gegeben, wie sie nicht von einem Mitglied des Vorstands angezweifelt wird, wonach die Beschlussfähigkeit erneut festgestellt werden muss.

(2) Jedes Vorstandsmitglied, das an einer Sitzung teilnimmt, hat eine Stimme, sofern kein Stimmrechtsentzug auf Basis der Geschäftsordnung Interessenkonflikte erfolgt.

(3) Zu vorformulierten Beschlussanträgen können einzelne Vorstandsmitglieder auch vorab ihre Stimme abgeben. Diese ändert jedoch die notwendigen Voraussetzungen zur Beschlussfähigkeit nicht.

(4) Sofern nichts anderes bestimmt ist, erfolgen Abstimmungen durch Handzeichen, bei Telefonkonferenzen durch Wortmeldung.

(5) Verdeckte Abstimmungen sind durchzuführen, wenn dies mindestens ein Vorstandsmitglied beantragt. Sie erfolgt mittels identischer, unmarkierter Stimmzettel.

(6) Beschlüsse zur Berufung, Suspendierung oder Abberufung des Geschäftsführers können nur während einer Sitzung gefasst werden. Die Abstimmung ist verdeckt durchzuführen.

(7) Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen abgegeben wurden. Enthaltungen und ungültige Stimmen gelten als nicht abgegeben.

(8) Das Ergebnis der Abstimmung wird unter Aufzeichnung der Für- und Gegen-Stimmen sowie der Enthaltungen im Protokoll vermerkt.

Besondere Regelungen für Telefonkonferenzen

(1) Telefonkonferenzen dienen der effizienteren Arbeit des Vorstandes. Sie sind subsidiär zu Umlaufbeschlüssen und Sitzungen zu verstehen.

(2) Beschlüsse nach (5) sowie Beschlüsse zu zustimmungspflichtigen Handlungen des Geschäftsführers gemäß Geschäftsordnung Geschäftsführung sind in Telefonkonferenzen ausgeschlossen.

(3) Auf Antrag von mindestens zwei Mitgliedern des Vorstandes sind Beschlussvorschläge einer Telefonkonferenz als Umlaufbeschlüsse oder als Beschlüsse während einer Sitzung vorzunehmen. In diesen Fällen ist die Beschlussfassung während einer Telefonkonferenz ausgeschlossen. Die Anträge sind zu protokollieren.

Veröffentlichung

(1) Vorstandsbeschlüsse sind in Kurzfassung innerhalb von vier Wochen nach Beschlussfassung auf der Website des Vereins in einer chronologischen Liste je Wahlperiode (beginnend mit den Vorstandsbeschlüssen 2009/2010) zu veröffentlichen. In Einzelfällen kann die Veröffentlichung später erfolgen oder auf diese verzichtet werden. Hierauf ist bereits bei Beschlussfassung hinzuweisen. Zuständig für die Kurzfassungen ist der Schriftführer oder ein Vertreter.

Umlaufbeschlüsse

Allgemeines

(1) Jedes Vorstandsmitglied hat das Recht, Anträge für Vorstandsbeschlüsse im Wiki des Vorstands zu erstellen und sie als Umlaufbeschluss zur Beschlussfassung vorzuschlagen. Dem Geschäftsführer wird dieses Recht ebenfalls eingeräumt, sofern der Beschluss für den Erhalt oder die Entwicklung der laufenden Geschäften des Vereins notwendig sind oder ein Zustimmungsvorbehalt des Vorstands greift.

(2) Jeder Umlaufbeschluss soll aus einem Antragstext und einer Begründung bestehen. Aus der Begründung soll hervorgehen, warum der Beschluss dem Verein dient und warum ein Beschluss des Vorstands sinnvoll und notwendig ist.

(3) Sofern der Beschluss wesentliche Auswirkungen auf die laufenden Geschäfte des Vereins hat, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des Geschäftsführers einzuholen.

(4) Sofern der Beschluss Änderungen am Haushaltsplan vornimmt oder Ausgaben außerhalb des Haushaltsplans vorsieht, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des Schatzmeisters einzuholen.

Beschlussfassung

(1) Die Beschlussfassung beginnt mit dem Zeitpunkt, zu dem der Antragsteller den Vorstand über die Mailingliste über den Vorschlag informiert und zur Mitwirkung eingeladen hat. Sie endet 48 Stunden, nachdem der letzte Diskussionsbeitrag im Wiki veröffentlicht und die letzte Stimme abgegeben wurde, sofern im Antrag nichts anderes bestimmt wird.

(2) Die Beschlussfassung besteht aus einer Diskussionsphase gefolgt von einer Abstimmungsphase. In der ersten Phase soll der Vorschlag diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet werden. In der zweiten Phase erfolgt die Abstimmung.

(3) Die Diskussionsphase soll der Vorschlag diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet werden. Sie endet, sobald der Antragsteller der Ansicht ist, dass die Diskussion beendet ist und der Antrag keiner weiteren Überarbeitung bedarf, und er auf der Mailingliste des Vorstands zur Abstimmung einlädt.

(4) Die Abstimmungsphase dauert sieben Tage. Eine längere Abstimmungsdauer kann im Antrag festgelegt werden. Eine kürzere Abstimmungsdauer kann vom Ersten Vorsitzenden festgelegt werden, sofern ein wichtiger Grund für die Ausnahme vorliegt.

(5) Die Einladung zur Abstimmung soll eine kurze inhaltliche Zusammenfassung, einen Link auf die Wikiseite sowie einen deutlichen Hinweis auf die Frist zur Abstimmung enthalten.

(6) Der Antragsteller hat jederzeit das Recht, die Abstimmungsphase vorzeitig zu beenden und den Antrag damit ohne Entscheidung zurückzuziehen.

(7) Das Ende sowie das Ergebnis der Abstimmung wird vom Schriftführer festgestellt. Die Antragsseite im Wiki wird gesperrt und das Ergebnis auf der Übersichtsseite der Umlaufbeschlüsse vermerkt.

Wechsel / Rücktritt

Kommunikationsmittel

(1) Neuen Vorstandsmitgliedern ist zu Beginn ihrer Amtszeit eine E-Mail-Adresse sowie ein Zugang zum Vorstands-Wiki und zum Wikimedia-Wiki bereitzustellen. Die E-Mail-Adresse wird den Mailinglisten für den Vorstand sowie für die Geschäftsführung hinzugefügt. Ebenfalls wird die E-Mail-Adresse in die passenden Ressort-Verteiler eingetragen, sofern solche existieren.

(2) Scheidet ein Vorstandsmitglied vor Ende der Amtszeit aus, wird seine E-Mail-Adresse am siebten Tag nach Wirksamkeit seines Ausscheidens aus den unter (1) genannten Mailinglisten entfernt.

(3) Scheidet ein Vorstandsmitglied nach Ende der Amtszeit aus, wird seine E-Mail-Adresse am Tag nach der Mitgliederversammlung aus den unter (1) genannte Mailinglisten entfernt.

(4) Das Passwort für das Vorstands-Wiki ist nach jeder Mitgliederversammlung sowie sieben Tage nach jeder Änderung in der Zusammensetzung des Vorstands zu ändern und dem Vorstand mitzuteilen.

(5) Jedes Vorstandsmitglied erhält auf Wunsch einen Zugang zum OTRS zur Einsichtnahme und Bearbeitung der wm-de-Queue. Bei Ausscheiden des Vorstandsmitglieds ist wie unter (2) und (3) zu verfahren.

Übergabe

(1) Zu Beginn seiner Amtszeit erhält jedes Vorstandsmitglied von der Geschäftsstelle die Übergabedokumente des Vorgängers, sofern vorhanden.

(2) Scheidet ein Vorstandsmitglied aus dem Vorstand aus, hat es sämtliche ihm überlassenen Dokumente zur Vorstandsarbeit an die Geschäftsstelle zurückzugeben.

Geschäftsführung

Beschlossen 
24. September 2006
Geändert 
am 1. Juli 2007, am 2./3. August 2008, 13. Januar 2009, 24. März 2010

Geschäftsführer

  1. Der Geschäftsführer wird vom Vorstand des Vereins eingestellt.
  2. Der Geschäftsführer führt die laufenden Geschäfte des Vereins Wikimedia Deutschland e.V. auftragsgemäß nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung.
  3. Der Verein stellt dem Geschäftsführer zu diesem Zwecke einen Arbeitsplatz am Sitz der Geschäftsstelle zur Verfügung.

Aufgaben

Als laufende Geschäfte gelten die Bearbeitung aller Wikimedia Deutschland e.V. betreffenden Vorgänge und Angelegenheiten, insbesondere:

  • Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung Freien Wissens auf der Grundlage der strategischen Zielvorgaben des Vorstands
  • Gestaltung und Weiterentwicklung der notwendigen Organisationsstrukturen und Prozesse
  • Sicherung der finanziellen Stabilität des Vereins

Details werden in einer Stellenbeschreibung beschrieben, die von Vorstand und Geschäftsführer zu bestätigen und jährlich fortzuführen ist.

Organisatorische Einordnung

Weisungsbefugt gegenüber dem Geschäftsführer ist der Erste Vorsitzende des Vereins Wikimedia Deutschland e.V., im Verhinderungsfall dessen Stellvertreter.

Personal

  1. Der Geschäftsführer ist Dienstvorgesetzter aller Mitarbeiter von Wikimedia Deutschland e.V..
  2. Einstellungen und Kündigungen von Mitarbeitern erfolgen innerhalb des Haushaltsrahmens nach Ermessen des Geschäftsführers. Sie bedürfen der Zustimmung des Vorstands, sofern die Höhe der für diesen Mitarbeiter aufzubringenden monatlichen Personalkosten 2.000 Euro übersteigt.
  3. Der Geschäftsführer ist in seiner Geschäftsführung dem Vorstand gegenüber verantwortlich.
  4. Der Geschäftsführer erstellt eine Vertretungsregelung. Wurde kein Stellvertreter bestimmt, hat der Geschäftsführer im Falle der Verhinderung unverzüglich den Ersten Vorsitzenden zu benachrichtigen.

Vertretung

  1. Der Geschäftsführer führt in allen Wikimedia Deutschland e.V. betreffenden Angelegenheiten den Schriftverkehr nach innen und nach außen.
  2. Der Vorstand kann sich einzelne Angelegenheiten zur Erledigung selbst vorbehalten. Diese sind dem Geschäftsführer schriftlich anzuzeigen.
  3. Im Rahmen der unter §2 genannten laufenden Geschäfte ist der Geschäftsführer im Namen des Vorstandes einzelvertretungsberechtigt. Schriftstücke sind entsprechend zu kennzeichnen (i.V.).
  4. Der Geschäftsführer hat eine Anweisungsbefugnis im Rahmen des geltenden Haushaltsplanes. Anweisungen, die 20.000 Euro übersteigen oder die einem expliziten Vorbehalt des Vorstandes unterstehen, bedürfen der Zustimmung des Vorstands.
  5. Außerhalb des Haushaltsplanes kann der Geschäftsführer ohne Beschluss des Vorstandes in Ausnahmefällen Beträge bis zu 2.500 Euro anweisen. Er hat dem Vorstand auf dessen nächster Sitzung hierüber Bericht zu erstatten.

Berichtspflicht

  1. Der Geschäftsführer hat dem Vorstand über alle wesentlichen Vorkommnisse und Vorgänge regelmäßig – auch außerhalb der Vorstandssitzungen - zu berichten.

Bei besonderen Vorkommnissen ist der Vorstand nach § 26 BGB unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Der Vorstand nach § 26 BGB erhält von wichtigen Schreiben Durchschläge zur Kenntnis.

Ort der Geschäftsstelle

  1. Die Geschäftsstelle hat Ihren Sitz in Berlin.

Interessenkonflikte

Beschlossen vom Vorstand am 24. März 2010

Präambel

Wikimedia Deutschland – Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens e. V. ist eine gemeinnützige Organisation. Die Funktionsträger und Mitarbeiter des Vereins sind zum Teil hauptamtlich, zum Teil ehrenamtlich tätig. Diese Geschäftsordnung soll es dem Verein ermöglichen, potenzielle, wahrscheinliche und tatsächliche Interessenkonflikte zu erkennen, zu bewerten und ihnen angemessen zu begegnen.

Betroffene Personen

(1) Diese Geschäftsordnung gilt für Mitglieder des Vorstands, den vom Vorstand bestellten Geschäftsführer, die Kassenprüfer, alle ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeiter mit Budgetverantwortung sowie alle weiteren von der Mitgliederversammlung oder dem Vorstand ernannten oder gewählten Funktionsträger.

(2) Jede der in § 1 (1) genannten Personen ist dem Interesse des Vereins verpflichtet. Sie darf bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Verein zustehen, für sich nutzen.

(2) Jede dieser Personen ist verpflichtet:

(a) die Kenntnis dieser Geschäftsordnung schriftlich zu bestätigen und sich zu ihrer Einhaltung zu verpflichten und
(b) dem Vorstand die im #Fragebogen geforderten Angaben schriftlich zu übermitteln. Änderungen an diesen Angaben sind unverzüglich mitzuteilen. Die Angaben werden in der Geschäftsstelle vorgehalten und unterliegen der Geheimhaltung. Sie sind jedem Vorstandsmitglied und den Kassenprüfern auf Anfrage zur Einsicht vorzulegen.

Betroffene Geschäfte

(1) Diese Geschäftsordnung betrifft alle Geschäfte

(a) zwischen dem Verein und einer unter §1 (1) genannten Person,
(b) zwischen dem Verein und einem Dritten, zu dem mit einer unter §1 (1) genannten Person eine wesentliche Beziehung besteht und
(c) zwischen einer unter §1 (1) genannten Person und einem Dritten, wenn das Geschäft wahrscheinlich Auswirkungen auf den Verein enthält.

(2) Eine wesentlichen Beziehung zu einem Dritten besteht, wenn

(a) der Dritte ein Familienmitglied (Ehe- oder Lebenspartner, Eltern, Geschwister, Kinder, Großeltern, Enkel) ist oder
(b) die Person in einem Treueverhältnis zum Dritten steht (z. B. als Angestellter, freier Mitarbeiter, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat) oder
(c) der Dritte eine juristische Person ist, an der die unter §1 (1) genannte Person oder ein Dritter, zu dem eine wesentliche Beziehung besteht, Anteile von mehr als 10 % besitzt.

(3) Diese Geschäftsordnung gilt auch für alle Geschäfte, in denen es einen tatsächlichen oder nur wahrgenommenen Interessenkonflikt gibt. Dazu gehören auch Geschäfte, in denen die Interessen der betroffenen Person als gegensätzlich oder konkurrierend zu denen des Vereins wahrgenommen werden könnten.

Veröffentlichung, Nichtbeeinflussung und Entzug

(1) Sobald eine unter §1 (1) genannte Person von einem unter §2 genannten geplanten Geschäft erfährt, hat sie unverzüglich die folgenden Pflichten zu erfüllen:

(a) Den Vorstand über Existenz und Umstände des geplanten Geschäfts zu informieren.
(b) Die Person hat jede Beeinflussung des Vereins zugunsten der Durchführung dieser geplanten Handlung zu unterlassen.
(c) Die Person hat sich, außer zur Beantwortung einzelner Fragen, jeder Diskussion dieser geplanten Handlung zu entziehen.

(2) Handelt es sich bei der nach (1) betroffenen Person um einen ehrenamtlichen oder hauptamtlichen Mitarbeiter, ist der Geschäftsführer zu informieren.

Umgang mit Interessenkonflikten

(1) Der Vorstand ist berechtigt, unter §2 genannte Geschäfte in Vertretung des Vereins vorzunehmen, sofern der Vorstand unter Ausschluss der betroffenen unter §1 (1) genannten Personen und unter Berücksichtigung der Marktsituation zu dem Schluss kommt, dass die Geschäfte satzungskonform und für den Verein vorteilhaft sind. Der Vorstand hat die Entscheidungsgrundlage im Sitzungsprotokoll darzulegen.

(2) Die Mitgliederversammlung ist über diese Beschlüsse gesondert zu informieren.

Umsetzung, Verstöße

(1) Die Umsetzung dieser Geschäftsordnung obliegt dem Vorstand.

(2) Bei dieser Geschäftsordnung handelt es sich um eine Ordnung im Sinne des § 5 Abs. 4 der Satzung, deren Verletzung den Ausschluss eines Mitglieds mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund zur Folge haben kann.

(3) Eine Verletzung dieser Geschäftsordnung kann ferner den Widerruf der Bestellung und/oder die Kündigung der Rechtsbeziehung zum Verein zur Folge haben. Über den Widerruf der Bestellung und/oder die Kündigung entscheidet der Vorstand unter Ausschluss der betroffenen unter §1 (1) genannten Person mit zweidrittel Stimmenmehrheit.

Wirksamkeit

Diese Geschäftsordnung wird zu Beginn des Folgetages wirksam, an dem sie von der Mitgliederversammlung genehmigt wurde.

Fragebogen

Der Verein Wikimedia Deutschland e. V. verpflichtet jedes Mitglied des Vorstandes und der Geschäftsführung, jeden Kassenprüfer und jeden ehrenamtlichen oder hauptamtlichen Mitarbeiter mit Budgetverantwortung, jährlich:

1) die Geschäftsordnung Interessenkonflikte zu studieren und die Kenntnisnahme zu bestätigen und
2) jede persönliche, verwandtschaftliche oder geschäftliche Beziehung anzuzeigen, die wahrscheinlicherweise Gelegenheit für einen Interessenkonflikt bieten oder die Wahrnehmung eines potenziellen Interessenkonfliktes hervorrufen könnten.

Die mit diesem Fragebogen angegebenen Informationen unterliegen der Geheimhaltung und werden ausschließlich Mitgliedern des Vorstandes und der rechtlichen Vertretung des Vereins bei nachgewiesenem Bedarf zugänglich gemacht. Über Ausnahmen zur Wahrung der Vereinsinteressen entscheidet der Vorstand nach Beratung mit der betroffenen Person.

Die folgenden Fragen sind nach bestem Wissen und Gewissen wahrheitsgemäß zu beantworten:

1. Geben Sie die Namen aller juristischen Personen an, bei denen Sie als Mitglied im Vorstand, im Aufsichtsrat, in der Geschäftsführung, im Verwaltungsrat oder als Angestellter oder Arbeiter tätig sind, und beschreiben Sie Ihre dortige Tätigkeit.

2. Geben Sie die Namen aller juristischen Personen an, an denen Sie mindestens 10% der Anteile, Aktien, o.ä. besitzen.

3. Nennen Sie alle geplanten oder erwarteten Geschäftsbeziehungen zwischen Wikimedia Deutschland und Ihnen, Ihrer Familie oder unter 1) oder 2) genannten juristischen Personen. Beschreiben Sie jede der genannten Beziehungen und die damit verbundenen tatsächlichen oder potenziellen (geschätzten) Vorteile.

4. Sind Sie in anderen Beziehungen oder Vorgängen involviert, die einen Interessenkonflikt oder die Wahrnehmung eines potenziellen Interessenkonflikts hervorrufen können? Falls ja, beschreiben Sie bitte diese Beziehungen und Vorgänge.

5. Nennen Sie bitte sämtliche Geschäftsbeziehungen, die Sie, Ihre Familie oder unter 1) oder 2) genannte juristische Personen mit Wikimedia Deutschland in den letzten zwei Jahre unterhielten.

Ich habe die Geschäftsordnung zu Interessenkonflikten gelesen. Ich bestätige, dass ich diese Geschäftsordnungen einhalte und zukünftig einhalten werde.

Datum, Unterschrift


Reisekostenordnung

Beschluss 
6. August 2006
Geändert 
15. März 2008

I. Allgemeiner Teil

§ 1 Geltungsbereich

Die Reisekostenordnung gilt für alle Reisen und Dienstreisen

a) der ehrenamtlichen Funktionsträger von Wikimedia Deutschland e.V.,
b) der hauptamtlichen Funktionsträger von Wikimedia Deutschland e.V. und
c) der Angestellten von Wikimedia Deutschland e.V.

§ 2 Begriff der Reise im Sinne dieser Bestimmung

(1) Eine Reise im Sinne dieser Kostenordnung liegt vor,

a) wenn ein ehrenamtlicher Funktionsträger von Wikimedia Deutschland e.V. im Rahmen seiner Funktion oder eines dezidierten Vereinsprojektes im Auftrage oder mit Genehmigung des Vorstandes oder des Geschäftsführers von Wikimedia Deutschland e.V. außerhalb seines Wohnortes vorübergehend tätig wird
b) wenn ein hauptamtlicher Funktionsträger oder Angestellter von Wikimedia Deutschland e.V. aus dienstlichen Gründen mit Genehmigung des Vorstandes oder des Geschäftsführers außerhalb der Vereinsgeschäftsstelle vorübergehend tätig wird.

(2) Die im folgenden unter II vorgesehenen Reisekostenvergütungen sollen lediglich die Mehrausgaben abdecken, die mit dem auswärtigen Tätigwerden verbunden sind. Die während der Reise erbrachten Leistungen sind mit dem Arbeitsentgelt abgegolten, bzw. stellen den ehrenamtlichen Beitrag dar.

§ 3 Voraussetzungen für Reisen im Sinne dieser Bestimmungen

(1) Es gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (inkl. der Zeitökonomie). Reisen im Sinne des § 2 sind nur dann zuschussfähig, wenn der angestrebte Erfolg nicht auf andere, kostengünstigere Weise erzielt werden kann; sie sind auf die unbedingt erforderliche Zeit und die notwendigen Kosten zu beschränken.

(2) Der Betroffene hat sich rechtzeitig vor Antritt der Reise der Zustimmung von Wikimedia Deutschland e.V. (Schatzmeister, Geschäftsführer) zu vergewissern, soweit diese sich nicht aus den Umständen ergibt (z.B. entsprechender Vorstandsbeschluss).

(3) Auslandsreisen und Reisen, die voraussichtlich länger als drei Tage dauern werden, bedürfen der Zustimmung des Vereinsvorstandes.

(4) Bei Reisen sind solche Verkehrsmittel zu verwenden, die den jeweiligen Umständen angemessen den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen.

(5) Übernachtungsmöglichkeiten sind den örtlichen Gegebenheiten anzupassen (keine Luxushotels). Übernachtungsgelder werden nur bis zu der Höhe erstattet, die in dem vom Wikimedia Deutschland e.V. in der Einladung genannten Hotel verlangt wird.

II. Reisekostenvergütung

§ 4 Begriff der Reisekostenvergütung

Die Reisekostenvergütung besteht aus:

a) Tage- und Übernachtungsgeld (§ 5)
b) Fahrtkostenerstattung (§ 6)
c) Nebenkostenerstattung (§ 7)

§ 5 Tage- und Übernachtungsgeld

(1) Ehren- und hauptamtliche Funktionsträger sowie Angestellte von Wikimedia Deutschland e.V. erhalten auf Antrag als pauschalen Ausgleich der Verpflegungsmehraufwendungen ein Tagegeld. Die Höhe des Tagegeldes staffelt sich nach der Dauer der Abwesenheit wie folgt:

Bei einer Abwesenheit

von mindestens 8 Stunden 5,00 Euro
von mindestens 14 Stunden 10,00 Euro
von 24 Stunden 20,00 Euro

(2) Übernachtungsgeld wird in der Regel gegen Einzelnachweis erstattet. Es gelten die in § 3 Abs. 5 festgelegten Grundsätze.

(3) Wird auf der Reise auf Rechnung von Wikimedia Deutschland e.V. unentgeltlich ein Frühstück gewährt, erfolgt eine pauschale Kürzung des maßgeblichen

Tagegeldes:

Frühstück im Inland: 4,50 Euro
Frühstück im Ausland: 20 Prozent des jeweiligen Ausland-Tagegeldes.

§ 6 Fahrtkostenerstattung

(1) Es ist der kürzeste oder zweckmäßigste Reiseweg zu wählen. Möglichkeiten zur Erlangung von Fahrpreisermäßigungen sind auszunutzen (z. B. durch Lösen verbilligter Rückfahrkarten, Gruppenreisen, Spar-oder Sondertarifen, Buchung einer Pauschalreise). Waren entsprechende Angebote verfügbar und wurde statt diesen ein teureres Angebot genutzt, werden Fahrtkosten nur bis zu deren Höhe erstattet (gilt z.B. bei Bordpreis-Fahrkarten).

(2) Fahrtkosten werden nur bis zur tatsächlichen, nachgewiesenen Höhe erstattet. Die entwerteten Original-Bahnkarten/Tickets sind der Reisekostenabrechnung beizufügen. Wird eine Teilstrecke nicht ausgenutzt, so sind die Karten mit einem entsprechenden Vermerk der Abrechnung beizulegen. Wenn die geplante Reise nicht angetreten wird, sind Fahrkarten unverzüglich zu stornieren bzw. durch Wikimedia Deutschland stornieren zu lassen.

Fahrtkosten für andere als die in § 3 Abs. 4 genannten Verkehrsmittel werden nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Zustimmung des Geschäftsführers oder des Schatzmeisters erstattet.

(3) Es werden erstattet:

a) Bahn: 2. Klasse nebst IC/ICE-Zuschlag
b) Privater Pkw (soweit genehmigt): in Höhe nachgewiesener Kosten oder bis zu 0,30 Euro/km
c) Mietwagen (soweit erforderlich und notwendig)
d) Flugzeug: Touristenklasse (Economy)
e) Schiff (soweit genehmigt): preiswerte Ein-Bett-Kabine

Bei der Gewährung von Kilometergeld sind damit die Ansprüche des Betroffenen im Hinblick auf die Kfz-Kosten, wie Kraftstoffverbrauch, Instandhaltung, Abnutzung, Steuern, Versicherungen usw., abgegolten. Wird aus triftigen Gründen (gesondert nachzuweisen) ein Mietwagen, Liege- oder Schlafwagen benutzt, werden die hierfür notwendigen Kosten erstattet.

(4) Die Anschaffungskosten einer privaten BahnCard können erstattet werden, wenn die Benutzung der Karte insgesamt zu einer kostengünstigeren Abwicklung der Dienstreisen führt. die Kosten der BahnCard werden dann erstattet, wenn die Fahrpreisermäßigungen die Kosten der BahnCard erreicht oder überschritten haben (ggf. nach mehreren Dienstreisen). Als Vorlage reicht eine Kopie der BahnCard aus.

§ 7 Nebenkostenerstattung

(1) Nebenkosten sind Auslagen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbahn- und Busfahrkarten, dienstlich veranlasste Telefongespräche, Garagen- und Parkgebühren, Taxifahrten, Bewirtungskosten usw., die während einer Dienstreise anfallen und nicht zu den Kosten der allgemeinen Lebensführung zu rechnen sind.

Diese Kosten sind in der nachgewiesenen Höhe erstattungsfähig, wenn sie im direkten Zusammenhang mit der Reise oder der Tätigkeit stehen, zu deren Zweck die Reise durchgeführt wird.

(2) Anstelle von öffentlichen Verkehrsmitteln darf ein Taxi benutzt werden, wenn Kostenersparnis, mangelnde Verkehrsverbindungen, Zeitgründe oder Reisegepäck-Umfang dies erfordern. Solche Auslagen sind eingehend zu begründen.

§ 8 Auslandsreisen

Ehren- und hauptamtliche Funktionsträger sowie Angestellte von Wikimedia Deutschland e.V. erhalten als pauschalen Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auslandsreise ein Tagegeld in Höhe von 100 Prozent des Auslandstagegeldes nach dem Bundesreisekostengesetz. Für die nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgeblich. Der volle Pauschbetrag ist bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden zu zahlen; die jeweiligen Pauschbeträge ermäßigen sich bei einer Abwesenheit von zehn bis 14 Stunden auf 40 Prozent und bei einer Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden auf 80 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz. Die Beträge sind auf volle €-Beträge abzurunden.

III. Schlussbestimmungen

§ 9 Reisekostenvorschuss und Abrechnung

(1) Der Reisekostenberechtigte kann gegen Nachweis der zu erwartenden Kosten beim Schatzmeister oder der Geschäftsstelle von Wikimedia Deutschland e.V. formlos einen Reisekostenvorschuss bis zur Höhe der ihm voraussichtlich zustehenden Vergütung beantragen.

(2) Reisekostenabrechnungen sind unmittelbar, spätestens zwei Monate nach Beendigung der Reise auf dem hierfür vorgesehenen Vordruck von Wikimedia Deutschland e.V. unter Beifügung der Belege bei der Geschäftsstelle einzureichen.

Kostenübernahmen

Beschlossen am 24. März 2006

Rechnungen

Von Dritten für vom Vorstand als solche beschlossene Vereinsprojekte oder im Rahmen ihrer Aufgaben für den Verein getätigte Ausgaben werden durch den Verein nur dann erstattet, wenn

a) zuvor ein entsprechender Vorstandsbeschluss oder eine direkte Anweisung eines vertretungsberechtigten Vorstandes oder des Geschäftsführers vorlag und
b) die Originalrechnung der Geschäftsstelle spätestens zwei Monate nach Rechnungsdatum eingereicht wird.

Das für das Vereinsprojekt festgelegte Budget darf dabei nicht überschritten werden.

Barauslagen

Barauslagen werden bis zu einem Betrag von 200 Euro erstattet. Sie sind auf dem hierfür vorgesehenen Vordruck von Wikimedia Deutschland e.V. unter Beifügung der Belege spätestens zwei Monate nach Tätigung der Auslage bei der Geschäftsstelle einzureichen.