FAQ Kandidatur & Wahlen

Auf der 29. Mitgliederversammlung wird das gesamte Präsidium neu gewählt. Sieben Ämter stehen zur Wahl:

• Vorsitzende*r
• Schatzmeister*in
• Fünf Beisitzer*innen

Nach der Wahl bestimmen die Präsidiumsmitglieder aus den Beisitzer*innen zwei stellvertretende Vorsitzende.

Die sieben gewählten Präsidiumsmitglieder können anschließend noch bis zu zwei weitere Mitglieder in das Gremium berufen, um die Diversität zu erhöhen oder bestimmte Fachkompetenzen hinzuzuholen („Kooptation“).

Welche Aufgaben auf Dich als Präsidiumsmitglied zukommen, ist im Kandidaturaufruf beschrieben. Dort sind die Hauptaufgaben genannt, die in der Präsidiumsarbeit die größte Bedeutung haben.

Die vollständigen Aufgaben sind in der Satzung definiert (§ 10 Abs. 3):

• Den Verein den Mitgliedern gegenüber zu repräsentieren;
• Die Mitglieder des Vorstands zu bestellen und abzuberufen;
• Die Anstellungsverträge mit den Mitgliedern des Vorstands abzuschließen, zu ändern und zu beenden;
• Für die Bereiche Finanzen, Personal oder IT besondere hauptamtliche Vertreter*innen im Sinne von §30 BGB zu bestellen und abzuberufen;
• Die strategische Ausrichtung des Vereins fortzuschreiben und Zielvorgaben für den Vorstand zu formulieren;
• Die Geschäftsführung des Vorstands zu kontrollieren und zu beaufsichtigen;
• Die vorherige Zustimmung zu Rechtsgeschäften gemäß § 12 Abs. 5 zu erteilen;
• Den Wirtschaftsplan zu beschließen;
• Den Verein in Körperschaften zu vertreten, an denen er beteiligt ist.

Zusätzlich zu den allgemeinen Aufgaben als Präsidiumsmitglied hat der*die Vorsitzende folgende Aufgaben:

• Die Sitzungen und Videokonferenzen des Präsidiums vorzubereiten und zu leiten. Dafür arbeitest Du eng mit dem hauptamtlichen Vorstand zusammen.
• Die Arbeit des Gremiums zu koordinieren und darauf zu achten, dass beschlossene Positionen gemeinsam nach außen vertreten werden.
• Die Dienstaufsicht über den Vorstand zu führen und den Verein ihm gegenüber zu vertreten.
• Den Verein gemeinsam mit dem geschäftsführenden Vorstand bei Veranstaltungen und Terminen im In- und Ausland zu repräsentieren.

Aufgrund der besonderen Verantwortung und Aufgaben der*des Vorsitzenden sollte mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von durchschnittlich mindestens 5 Stunden gerechnet werden (zusätzlich zu den Gremienterminen). Die genannten besonderen Aufgaben kann der*die Vorsitzende aber auch mit den stellvertretenden Vorsitzenden auf mehrere Schultern verteilen. In vielen Aufgaben, wie z. B. der Koordination des Gremiums, gibt es zudem tatkräftige Unterstützung der hauptamtlichen Geschäftsstelle, insbesondere durch den Präsidiumsreferenten.

Zusätzlich zu den allgemeinen Aufgaben als Präsidiumsmitglied hat der*die Schatzmeister*in folgende Aufgaben:

• Die Einhaltung des Wirtschaftsplans regelmäßig zu kontrollieren. Dafür erhältst Du vom Vorstand regelmäßig einen Controlling-Bericht. Auch bei der Erstellung des Wirtschaftsplans gibt es einen engen Austausch zwischen Vorstand und Schatzmeister*in, ehe der Vorstand den Plan an das Präsidium übermittelt.
• Den Vorstand bei Finanzfragen zu beraten.
• An der Kassenprüfung teilzunehmen und Dich mit den Kassenprüfer*innen über die Ergebnisse auszutauschen.

Beisitzer*innen sind vollwertige Präsidiumsmitglieder, die aktiv im Präsidium mitarbeiten, -diskutieren und -entscheiden. Sie unterscheiden sich von Vorsitzende*r oder Schatzmeister*in nur darin, dass sie nicht in spezielle Ämter gewählt werden, die bereits durch die Wahl mit besonderen Aufgaben verbunden sind (siehe oben). Was Deine Rolle als Präsidiumsmitglied ist und welche Aufgaben auf Dich zukommen, ist im Kandidaturaufruf beschrieben. Die Aufgabenverteilung innerhalb des Gremiums wird nach der Wahl gemeinsam genauer festgelegt.

Das Präsidium trifft sich ca. 4 mal im Jahr mit dem hauptamtlichen Vorstand und Mitarbeitenden der Geschäftsstelle zur gemeinsamen Diskussion und Entscheidungsfindung. Die Präsidiumssitzungen finden am Wochenende statt und sind je nach Menge der Themen entweder ein- oder zweitägig. Der Ort wird gemeinsam abgestimmt, in der Regel finden die Sitzungen in Berlin statt. Auch eine Online-Teilnahme ist möglich.

Zur Vorbereitung auf die Sitzungen erhaltet ihr spätestens eine Woche vor den Terminen Vorlagen vom Vorstand, z. B. quartalsweise Berichte zur Entwicklung des Vereins oder Vorschläge zu Anpassungen an den programmatischen Strategien. In den Diskussionen miteinander legen wir Wert auf einen offenen Austausch, der unterschiedliche Meinungen zulässt und respektvoll ist.

Wenn es zwischen den Sitzungen wichtige Neuigkeiten gibt, informiert der Vorstand euch über eine gemeinsame Mailingliste. Falls zwischen den Terminen Beschlüsse gefasst werden müssen, werden sie online im Wiki des Präsidiums oder auf Videokonferenzen abgestimmt. Videokonferenzen zusätzlich zu den Sitzungen werden in gemeinsamer Absprache nur angesetzt, wenn sie für zwischenzeitliche Abstimmungen nötig sind. Bei Bedarf und Interesse finden gelegentlich auch optionale Online-Meetings zu aktuellen Themen statt.

Entscheidungen zu Themen, für die nicht der Vorstand, sondern das Präsidium verantwortlich ist, werden vor den Sitzungen von den Ausschüssen des Präsidiums vorbereitet (für Details, siehe die nächste Frage).

Wenn Du genauer wissen möchtest, welche Art von Entscheidungen das Präsidium trifft, kannst Du Dir die Beschlussübersicht der bisherigen Präsidien ansehen.

Präsidiumsausschüsse befassen sich mit grundlegenden Aufgaben des Präsidiums, die für die Vorbereitung von gemeinsamen Beschlüssen in die Ausschussarbeit ausgelagert werden. Die Organisation in Ausschüssen hat den Zweck, dass sich nicht das gesamte Präsidium mit diesen Themen beschäftigen muss, sondern die Arbeit auf kleinere Gruppen verteilt wird. Die Besetzung der Ausschüsse wird zu Beginn der Amtszeit im Präsidium abgestimmt. Die Mitarbeit in Ausschüssen ist keine Pflicht. Präsidiumsmitglieder können je nach verfügbarer Zeit und Interesse entscheiden, ob sie in Ausschüssen mitarbeiten möchten. Gemäß der Geschäftsordnung des Präsidiums (Abschnitt II. § 6) gibt es zwei feste Ausschüsse:

1. Vorstandsauschuss

Der Vorstandsausschuss verantwortet die Umsetzung aller notwendigen Maßnahmen und Prozesse, um die Kontrolle und Aufsicht der Geschäftsführung des Vorstands sicherzustellen. Dazu zählen insbesondere:

• Die Unterstützung des Präsidiums bei der jährlichen Bewertung der Leistung der Mitglieder des Vorstands durch den Einsatz entsprechender Prozesse in Abstimmung mit dem Vorstand.
• Die Unterstützung des Präsidiums bei der Anpassung der Vergütung der Mitglieder des Vorstands durch Erarbeitung von Vorschlägen zur Beschlussfassung durch das Präsidium.
• Die Überprüfung der Vergütungsspanne der Bereichsleitungen und fünf weiterer Mitarbeitenden mit den höchsten Jahresgehältern ohne Offenlegung der Stellenprofile und -inhaber*innen einmal pro Amtszeit.
• Die Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen zur Vertragsverlängerung mit den Mitgliedern des Vorstandes rechtzeitig vor dem Vertragsende und die Erarbeitung des entsprechenden Beschlussvorschlags für das Präsidium.
• Die Sicherstellung der rechtzeitigen Nachfolgesuche bei Ausscheiden von Mitgliedern des Vorstands durch Vorbereitung geeigneter Konzepte zur Beschlussfassung durch das Präsidium.

2. Board-Governance-Ausschuss

Der Board-Governance-Ausschuss verantwortet die Umsetzung aller notwendigen Maßnahmen und Prozesse, um die Arbeits- und Handlungsfähigkeit des Präsidiums zu sichern. Dazu zählen insbesondere:

• Das Management von Interessenkonflikten von Mitgliedern des Präsidiums, des Vorstands und der Kassenprüfer*innen.
• Die Freigabe von Geschäften des Vereins mit Amtsträger*innen, insbesondere Freigabe von Projektförderungen für Mitglieder des Präsidiums und Kassenprüfer*innen.
• Die Überwachung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems sowie der Compliance.
• Die Sicherung der adäquaten Besetzung und Arbeitsfähigkeit zukünftiger Präsidien, insbesondere Sicherstellung personeller Kontinuität, Diversität sowie Nachfolgesuche.
• Die laufende Überprüfung des Anpassungsbedarfs von Satzung und Ordnungen des Vereins.

Je nach Bedarf kann das Präsidium nach seiner Wahl die Einsetzung weiterer Ausschüsse beschließen. Zusätzlich können in Absprache mit dem Vorstand Ansprechpartner*innen des Präsidiums für spezielle Themen festgelegt werden.

Eine ausführliche Darstellung findest Du im Kandidaturaufruf im Abschnitt „Fähigkeiten: Welche Kompetenzen und Eigenschaften benötige ich für die Arbeit?“

Der Arbeitsaufwand orientiert sich zunächst an den Sitzungen: Das Präsidium trifft sich mit dem Vorstand zu ca. 4 Sitzungen im Jahr, die je nach Menge der Themen ein- oder zweitägig sind. Die Sitzungen finden am Wochenende statt, in der Regel in Berlin. Zur Vorbereitung auf die Sitzungen werden von der Geschäftsstelle Vorlagen bereitgestellt, für deren Lektüre vor den Terminen einige Stunden Vorbereitungszeit anfallen.

Zwischen den Gremienterminen tauscht Ihr Euch über E-Mail oder Videokonferenzen aus, je nach Zeitbudget und Interesse können Präsidiumsmitglieder zusätzlich in Ausschüssen an der Vorbereitung von Entscheidungen mitwirken (siehe vorherige Frage).

Der nötige Zeitaufwand pro Woche zusätzlich zu den gemeinsamen Terminen lässt sich schwer in Stunden beziffern, da er erfahrungsgemäß individuell sehr unterschiedlich ist und davon abhängt, wie intensiv Du Dich einbringen möchtest (z. B. Mitarbeit in Ausschüssen, Teilnahme an Veranstaltungen zusätzlich zu den Sitzungen). Als minimalen Zeitinvest solltest Du mit durchschnittlich 2 Stunden in der Woche rechnen, wobei das phasenweise auch weniger und vor den Gremienterminen mehr Stunden sein können. Wenn Du neu in das Präsidium gewählt wirst, solltest Du in den ersten Monaten zusätzliche Zeit für die Einarbeitung und verschiedene Onboarding-Formate einplanen. Gerne beraten Dich Präsidiumsmitglieder oder der hauptamtliche Präsidiumsreferent vorab genauer über die Arbeitsweise und Erfahrungswerte (siehe Fragen & Kontakt im Kandidaturaufruf Präsidium).

Gleichzeitig bietet eine Mitarbeit im Präsidium aber auch viel. Mehr dazu erfährst du im Kandidaturaufruf im Abschnitt „Vorteile: Was habe ich persönlich von der Rolle als Präsidiumsmitglied?“.

Uns ist wichtig, dass Du eines weißt: Es wird von niemandem von Beginn an Expertise in allen Tätigkeiten des Gremiums erwartet.

Jedes Mitglied bekommt anfangs eine Einführung zu den Hintergründen der Präsidiumsarbeit. Wie ist Wikimedia organisiert? Welche konkreten Themenschwerpunkte und Aufgabenfelder existieren? Was ist die Rolle des Präsidiums und wie wird die gemeinsame Arbeit gestaltet? Darüber hinaus gibt es bei Bedarf die Möglichkeit, Weiterbildungsmaßnahmen anzustoßen, mit deren Hilfe Du Dich aktiv weiterentwickeln kannst (z.B. im Bereich der Finanzaufsicht).

Auch eine möglichst gute Vereinbarkeit von Ehrenamt, Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen. Solltest Du betreuungspflichtige Kinder haben, können dir anfallende Betreuungskosten oder Reisekosten für betreuende Familienmitglieder zu gemeinsamen Terminen nach Absprache erstattet werden. Termine und Aufgaben stimmen wir so ab, dass sie Deinen Lebensumständen entgegenkommen. Wenn es zeitlich mal nicht anders geht, kannst Du bei den Präsenzterminen auch online teilnehmen. Zudem musst Du anfallende Reisekosten für Deine Präsidiumstätigkeit selbstverständlich nicht selber übernehmen.

Seit 2023 erhalten Mitglieder des Präsidiums von Wikimedia Deutschland im Rahmen der sogenannten Ehrenamtspauschale außerdem eine steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigung in Höhe von bis zu 840 Euro pro Jahr.

Durch die Geschäftsstelle von Wikimedia Deutschland werdet Ihr als Präsidium darüber hinaus organisatorisch und administrativ so weit wie möglich entlastet. Als besondere Hilfestellung gibt es einen eigens benannten Präsidiumsreferenten, der Euch als konstanter und tatkräftiger Ansprechpartner dient.

Du musst Deine Kandidatur bis spätestens Montag, den 27. Mai 2024 einreichen. Dies geht unkompliziert über dieses Online-Formular:

Für eine gültige Kandidatur sind nur einige persönliche Angaben und die Online-Bestätigung der Kandidaturerklärung erforderlich. Wichtig: Du musst aktives Vereinsmitglied sein (für mehr Informationen hierzu, siehe die nächsten Fragen).

Um Dich den Mitgliedern vorzustellen, bitten wir Dich ebenfalls bis zum 27. Mai um drei Dinge:

• Eine schriftliche Selbstvorstellung im PDF-Format
• Ein Bild für die Galerie der Kandidierenden im Online-Mitgliederbereich
• Eine Kurzbeschreibung für die Galerie der Kandidierenden

Genauere Informationen zu den drei Punkten findest Du im Online-Formular unter „Selbstvorstellungen“. Du kannst die Dateien bis zum 27. Mai entweder mit Deiner Kandidaturerklärung über das Online-Formular oder per E-Mail an kandidatur@wikimedia.de einreichen.

Wenn Du für ein Amt im Präsidium kandidierst, kannst Du außerdem im Online-Formular angeben, ob wir Dich in einem kurzen Termin bei der Aufzeichnung Deines Vorstellungsvideo unterstützen sollen.

Kandidieren können alle aktiven Vereinsmitglieder. „Aktives Vereinsmitglied“ bedeutet nicht, dass Du Dich schon vorher im Verein engagiert haben musst. Es reicht aus, wenn Du Dich zukünftig engagieren möchtest.

Ausgeschlossen von einer Kandidatur sind Beschäftigte des Vereins und ehemalige Beschäftigte, wenn das Ende ihres Beschäftigungs­verhältnisses am Tag der Wahl noch nicht ein Jahr zurückliegt.

Bei der Wahl der Kassenprüfer*innen gilt darüber hinaus § 1 (2) der Satzung: „Die Kassenprüfer*innen dürfen weder dem Vorstand, dem Präsidium noch einem vom Vorstand oder Präsidium berufenen Gremium angehören und nicht Beschäftigte des Vereins sein.“

Ja. Wenn Du noch kein Vereinsmitglied bist, kannst Du bis zum 27. Mai hier ganz einfach eine Mitgliedschaft beantragen („Aktive Mitgliedschaft“ auswählen).

Wenn Du Fördermitglied bist, kannst Du einen Wechsel zu einer aktiven Mitgliedschaft ebenfalls bis zum 27. Mai formlos an mitglieder@wikimedia.de beantragen.

Alle Informationen dazu findest Du im Online-Formular für die Kandidatur im Abschnitt Selbstvorstellungen. Du kannst die Inhalte für deine Vorstellung direkt mit Deiner Kandidaturerklärung in dem Formular hochladen oder alternativ bis 27. Mai per E-Mail an kandidatur@wikimedia.de schicken.

Das Präsidium und die Kassenprüfer*innen werden durch die aktiven Vereinsmitglieder gewählt. Die meisten Vereinsmitglieder geben ihre Wahlstimme vor der Mitgliederversammlung online ab. Dafür werden ihnen vorab die Vorstellungen aller Kandidierenden zur Verfügung gestellt und sie können im passwortgeschützten Mitgliederbereich Fragen an die Kandidierenden stellen. Ein weiterer Teil der Mitglieder stimmt dann direkt vor Ort auf der 29. Mitgliederversammlung ab. Die Mitgliederversammlung findet am 22. Juni als hybride Veranstaltung statt, d.h. sowohl die Kandidierenden als auch die Vereinsmitglieder können entweder online oder vor Ort in Berlin daran teilnehmen. Dort wird eine Frage-und-Antwort-Runde zwischen den teilnehmenden Vereinsmitgliedern und Kandidierenden angeboten, bevor die Wahl vor Ort durchgeführt und das Gesamtergebnis ausgezählt wird.

Nein. Das Amt wird ehrenamtlich ausgeübt und daher nicht vergütet. Im Rahmen der sog. Ehrenamtspauschale erhalten Präsidiumsmitglieder jedoch bis zu 840 Euro (Stand März 2024) im Jahr als steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandspauschale.

Ja, sämtliche Kosten, die im Rahmen der Amtstätigkeit anfallen (z. B. Kosten für Reisen und Unterkunft), werden vom Verein getragen. Details hierzu finden sich in der Reisekostenordnung.

Die Haftung von amtstragenden Personen des Vereins erstreckt sich grundsätzlich nur auf die originären Aufgaben der jeweiligen Ämter, wie sie in der Satzung und der Geschäftsordnung festgelegt sind. Die Haftung ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, außerdem besteht eine Versicherung.

Präsidiumsmitglieder und Kassenprüfer*innen unterliegen der Geschäftsordnung für Interessenkonflikte. Die Ordnung regelt unter anderem, dass der Verein keine Geschäfte mit amtstragenden Personen abschließen darf, was auch bis zu einem Jahr nach Ausscheiden aus dem Amt gilt. Community-Projekte mit Gesamtkosten bis zu 500 € je Projekt sind davon ausgenommen, weitere Ausnahmen kann das Präsidium auf Antrag beschließen.

Wenn Du weitere Fragen hast, die in den Fragen und Antworten oben noch nicht beantwortet sind, schicke gerne jederzeit eine E-Mail an kandidatur@wikimedia.de.