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Geschäftsordnung

Inhaltsverzeichnis

Die auf dieser Seite wiedergegebenen Geschäftsordnungen regeln die Geschäfte des Vereins. Jeder der Hauptpunkte ist im Original ein eigenes Dokument. Abschnittsverweise im Text beziehen sich immer auf andere Abschnitte innerhalb derselben Geschäftsordnung.

Präsidium

I. Allgemeines

(1) Diese Geschäftsordnung regelt die Geschäfte des Präsidiums.

II. Aufgaben

§ 1 Allgemeines

(1) Das Präsidium leitet die Geschicke des Vereins im Rahmen der in § 10 Abs. 3 der Satzung festgelegten Aufgaben und der von der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse. Hierfür ordnen sich die Präsidiumsmitglieder nach ihrer Wahl besonderen Aufgabenbereichen (Ausschüssen) zu. Näheres regelt ein Arbeitsrahmen, der als Anlage 1 Bestandteil der Geschäftsordnung ist.

(2) Das Präsidium bestimmt gemeinschaftlich die Richtlinien seiner Arbeit (Richtlinienkompetenz). Diese sind für die Mitglieder des Präsidiums verbindlich und von ihnen in ihren Ausschüssen und sonstigen Tätigkeitsbereichen selbständig und unter eigener Verantwortung zu verwirklichen („Ressortprinzip“). In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Präsidiums einzuholen („Kollegialprinzip“).

(3) Dem Präsidium sind zur Beratung und Beschlussfassung sämtliche Angelegenheiten allgemeiner Bedeutung vorzulegen, darunter insbesondere:

(a) alle Antragsentwürfe für die Mitgliederversammlung, die seitens des Präsidium eingebracht werden sollen
(b) alle Entwürfe neuer Geschäftsordnungen sowie deren Änderungen
(c) Meinungsverschiedenheiten zwischen Präsidiumsmitgliedern, sofern sie von ausschussübergreifender Bedeutung sind oder inhaltlich keinem Ausschuss zuzuordnen sind und der Versuch einer Verständigung unter Moderation des Vorsitzenden keine Einigung erbracht hat

Alle Änderungen der Geschäftsordnung durch das Präsidium treten frühestens mit der Veröffentlichung nach Ziffer IVa. Absatz 4 in Kraft.

(4) Sofern Angelegenheiten nach (3) die Zuständigkeiten eines Ausschusses berühren, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des betroffenen Ausschusses einzuholen. Sofern ein Beschluss wesentliche Auswirkungen auf die laufenden Geschäfte des Vereins hat, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des Vorstandes einzuholen.

(5) Die Mitglieder des Präsidiums haben insbesondere folgende Rechte und Pflichten:

(a) die Interessen des Vereins aktiv zu unterstützen und zu fördern
(b) an Präsidiumssitzungen und -beschlüssen mitzuwirken
(c) dem Präsidium Beschlüsse vorzuschlagen
(d) die Beschlüsse des Präsidiums außerhalb des Präsidiums zu vertreten, selbst wenn sie anderer Auffassung sind
(e) ihre Ausschüsse verantwortungsbewusst und gewissenhaft zu führen
(f) den Vorstand zu beraten
(g) die ihnen von der Satzung oder der Mitgliederversammlung übertragenen Aufgaben zu erfüllen
(h) der Mitgliederversammlung über ihre Tätigkeiten Rechenschaft zu leisten
(i) den Verein in der Öffentlichkeit zu repräsentieren.

(6) Das Präsidium bestimmt die Zuweisung der Aufgaben, die nicht explizit in dieser Geschäftsordnung, in der Satzung oder durch die Mitgliederversammlung zugewiesen werden.

§ 2 Vertraulichkeit

(1) Die Mitglieder des Präsidiums sind verpflichtet, alle direkt oder indirekt zur Kenntnis genommenen Informationen, die ihnen in Ausübung ihrer Tätigkeit bekannt werden und nicht bereits veröffentlicht wurden, vertraulich zu behandeln und hierüber gegenüber Dritten Stillschweigen zu wahren. Sie werden die im Rahmen ihrer Tätigkeit für Wikimedia Deutschland gespeicherten oder bekannt gewordenen personen- oder geschäftsbezogenen Daten zu keinem anderen Zweck als dem der rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben als Präsidiumsmitglied verarbeiten, Dritten zugänglich machen, bekannt geben oder sonst nutzen. Die Datenschutzgesetze des Bundes und des Landes Berlin in der jeweils aktuellen Fassung sind zu beachten.

(2) Diese Vertraulichkeitserklärung betrifft insbesondere

(a) interne Vorgänge sowie nicht abgeschlossene strategische und finanzielle Planungen von Wikimedia Deutschland
(b) die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse und Daten von Mitarbeitern, Mitgliedern und Kooperationspartnern von Wikimedia Deutschland.

(3) Die Vertraulichkeitserklärung erstreckt sich auf sämtliche Äußerungen nicht nur gegenüber Fremden, sondern auch gegenüber Angehörigen im Sinne des § 11 StGB.; sie umfasst sämtliche Unterlagen, Geschäftspapiere, Belege und alle vom Präsidium genutzten Kommunikationsmittel.

(4) Die hier genannten Pflichten dauern auch nach Beendigung der Tätigkeit im Präsidium an.

§ 3 Vorsitzender

(1) Der Vorsitzende hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Sitzungen und Telefonkonferenzen des Präsidiums einzuberufen, vorzubereiten und zu leiten
(b) auf die Durchführung der allgemeinen Richtlinien der Arbeit des Präsidiums zu achten
(c) die Dienstaufsicht über den Vorstand zu führen
(d) den Verein dem Vorstand gegenüber zu vertreten

(2) Der Vorsitzende kann seine unter (1) genannten Rechte und Pflichten im Einzelfall einem anderen Präsidiumsmitglied übertragen.

(3) Über (1) (a) hinaus hat der Vorsitzende Sitzungen auch dann einzuberufen, wenn mindestens drei Präsidiumsmitglieder dies fordern.

§ 4 Stellvertretender Vorsitzender

(1) Die Stellvertretenden Vorsitzenden haben folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) den Vorsitzenden in seinen Tätigkeiten nach Bedarf zu unterstützen
(b) entsprechend ihrer Rangreihenfolge die Rechte und Pflichten des Vorsitzenden zu übernehmen, sofern dieser an der Ausübung seines Amtes verhindert ist und diese Verhinderung voraussichtlich vorübergehender Natur ist. Die Feststellung der Verhinderung obliegt dem Vorsitzenden oder einer Mehrheit der Mitglieder des Präsidiums. Die genannten Rechte und Pflichten gehen wieder auf den Vorsitzenden über, sofern dieser dem Präsidium mitteilt, dass er sein Amt ausüben kann.

§ 5 Schatzmeister

(1) Der Schatzmeister hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Einhaltung des Wirtschaftsplans regelmäßig zu kontrollieren
(b) den Vorstand bei Finanzfragen zu beraten
(c) an der Kassenprüfung teilzunehmen und die Kassenprüfer in ihrer Tätigkeit zu unterstützen

(2) Beschlüsse des Präsidiums, mit denen Kosten für den Verein verbunden sind, bedürfen der Zustimmung des Schatzmeisters. Auf die Zustimmung des Schatzmeisters kann bei wichtigem Grund verzichtet werden, wenn das Präsidium dies mit Begründung mehrheitlich beschließt. Ein solcher Beschluss ist separat zu protokollieren.

III. Sitzungen

§ 1 Allgemeines

(1) Sitzungen des Präsidiums sind nicht öffentlich. Der Vorstand von Wikimedia Deutschland hat das Recht an jeder Sitzung beratend teilzunehmen, es sei denn mindestens zwei Mitglieder des Präsidiums fordern eine Nichtteilnahme des Vorstandes. Weitere Gäste können mit der Zustimmung des Präsidiums an Sitzungen zu einzelnen Punkten oder insgesamt beratend teilnehmen.

(2) Für Telefonkonferenzen sind die Regelungen für Sitzungen analog anzuwenden, sofern diese Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt.

§ 2 Einladung

(1) Die ordnungsgemäße Einladung zu einer Sitzung muss mindestens sieben Tage, zu Telefonkonferenzen mindestens zwei Tage vor Beginn erfolgt sein.

(2) Die Einladung erfolgt in der Regel über die Mailingliste des Präsidiums. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine telefonische Einladung möglich, sofern jedes Präsidiumsmitglied innerhalb der unter (1) genannten Frist nachweislich davon Kenntnis erlangen konnte.

(3) Jede Einladung sollte einen Hinweis darauf erhalten, zu welchem Zeitpunkt die Tagesordnung der jeweiligen Sitzung geschlossen wird.

(4) Die Tagesordnung einer Sitzung wird 24 Stunden vor dem Sitzungsbeginn geschlossen.

(5) Zu Tagungsordnungspunkten, die später eingereicht werden, kann durch die Teilnehmer kein Beschluss gefasst werden.

§ 3 (weggefallen)

§ 4 Beschlussfähigkeit und Stimmrecht

(1) Sitzungen des Präsidiums sind beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde und mindestens die Hälfte der Mitglieder des Präsidiums daran teilnehmen.

(2) Die Beschlussfähigkeit wird zu Beginn der Sitzung vom Sitzungsleiter festgestellt und im Protokoll vermerkt. Sie ist solange gegeben, wie sie nicht von einem Mitglied des Präsidiums angezweifelt wird, wonach die Beschlussfähigkeit erneut festgestellt werden muss.

(3) Zu vorformulierten Beschlussanträgen können einzelne Präsidiumsmitglieder auch vorab ihre Stimme abgeben. Diese ändert jedoch die notwendigen Voraussetzungen zur Beschlussfähigkeit nicht.

(4) (weggefallen)

(5) Verdeckte Abstimmungen sind durchzuführen, wenn dies mindestens ein Präsidiumsmitglied beantragt. Sie erfolgt mittels identischer, unmarkierter Stimmzettel.

(6) Beschlüsse zur Bestellung, Suspendierung oder Abberufung des Vorstandes können nur während einer Sitzung gefasst werden. Die Abstimmung ist verdeckt durchzuführen.

(7) Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen abgegeben wurden. Enthaltungen und ungültige Stimmen gelten als nicht abgegeben.

(a) Bis zur Abstimmung eines Beschlussantrages können Änderungs- und Alternativanträge gestellt werden. Diese sind von den Antragstellern klar zu formulieren und im Protokoll festzuhalten.
(b) Änderungsanträge zu vorliegenden Hauptanträgen sind zuerst abzustimmen. Eine Abstimmung über einen Änderungsantrag entfällt, wenn dieser vom Antragsteller des Hauptantrags übernommen wird.
(c) Liegen zu einer Sache mehrere Anträge vor, so ist zuerst über den weitestgehenden Antrag abzustimmen. Ist der weitestgehende Antrag beschlossen, so entfallen alle anderen Anträge zu dieser Sache. Welcher der weitestgehende Antrag ist, wird von der Sitzungsleitung bestimmt. Gegen die Bestimmung kann von einem der anwesenden Präsidiumsmitglieder Widerspruch eingelegt werden; in diesem Fall wird durch eine Abstimmung darüber entschieden.
(d) Liegen zu einer Sache mehrere Anträge vor und kann ein weitestgehender Antrag nicht bestimmt werden oder wird abgelehnt, ist ein alternatives Abstimmungsverfahren durchzuführen. In diesem Fall kann jedes Präsidiumsmitglied nur für einen der zur Abstimmung stehenden Anträge stimmen oder sich insgesamt der Stimme enthalten. Als angenommen gilt der Beschluss mit den meisten Ja-Stimmen.

(8) Abstimmungsergebnisse des Präsidiums werden namentlich im Protokoll festgehalten. Auf Antrag von mindestens zwei Präsidiumsmitgliedern entfällt dies. Diese Ausnahme ist im Protokoll zu begründen.

§ 5 Besondere Regelungen für Telefonkonferenzen

(1) Auf Antrag von mindestens zwei Mitgliedern des Präsidiums sind Beschlussvorschläge einer Telefonkonferenz als Umlaufbeschlüsse oder als Beschlüsse während einer Sitzung vorzunehmen. In diesen Fällen ist die Beschlussfassung während einer Telefonkonferenz ausgeschlossen. Die Anträge sind zu protokollieren.

IV. Online-Beschlussfassung ("Umlaufbeschlüsse")

§ 1 Allgemeines

(1) Online-Beschlüsse werden im Wiki des Präsidiums beantragt und abgestimmt („Umlaufbeschluss“).

(2) Jeder Umlaufbeschluss soll aus einem Antragstext und einer Begründung bestehen. Aus der Begründung soll hervorgehen, warum der Beschluss dem Verein dient und warum ein Beschluss des Präsidiums sinnvoll und notwendig ist.

(3) Die Beschlussfassung durch Online-Stimmabgabe ist nur zulässig, sofern die Identität der Teilnehmer durch geeignete Authentifizierungsmaßnahmen (zum Beispiel Login und Passwort) sichergestellt ist.

§ 2 Beschlussfassung

(1) Die Beschlussfassung beginnt mit dem Zeitpunkt, zu dem der Antragsteller das Präsidium über die Mailingliste über den Vorschlag informiert und zur Mitwirkung eingeladen hat. Sie endet nach der in der Einladung genannten Abstimmungsfrist.

(2) Die Einladung zur Abstimmung soll eine kurze inhaltliche Zusammenfassung, einen Link auf die Wikiseite sowie einen deutlichen Hinweis auf die Frist zur Abstimmung enthalten.

(3) Die Abstimmungsphase dauert sieben Tage. Eine längere Abstimmungsdauer kann im Antrag festgelegt werden. Eine kürzere Abstimmungsdauer kann vom Vorsitzenden festgelegt werden, sofern ein wichtiger Grund für die Ausnahme vorliegt.

(4) Der Antragsteller hat jederzeit das Recht, die Abstimmungsphase vorzeitig zu beenden und den Antrag damit ohne Entscheidung zurückzuziehen.

(5) Das Ende sowie das Ergebnis der Abstimmung wird vom Vorsitzenden festgestellt. Die Antragsseite im Wiki wird gesperrt und das Ergebnis auf der Übersichtsseite der Umlaufbeschlüsse vermerkt.

IVa. Transparenz

(1) Tagesordnungen von Sitzungen sind spätestens 24 Stunden vor Sitzungsbeginn der Vereinsöffentlichkeit zugänglich zu machen. Ausnahmen sind außerordentliche Sitzungen mit weniger als 24 Stunden Vorlaufzeit.

(2) Die Sitzungsprotokolle werden der Vereinsöffentlichkeit spätestens fünf Wochen nach einer Sitzung in geeigneter Weise durch vollständige Veröffentlichung zur Verfügung gestellt. Umlaufbeschlüsse werden der Vereinsöffentlichkeit spätestens zwei Wochen nach Beschlussfassung vollständig und mit dem namentlichen Abstimmungsergebnis in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt.

(3) Sensible Teile einer Sitzung oder Umlaufbeschlüsse können durch Beschluss des Präsidiums als vertraulich deklariert werden.

(a) Als vertraulich deklarierte Sitzungsteile werden protokolliert, sind jedoch von der Veröffentlichungspflicht ausgenommen. Der Antrag auf Vertraulichkeit mit Abstimmungsergebnis und Begründung muss in dem veröffentlichten Protokoll Erwähnung finden.
(b) Bei Umlaufbeschlüssen ist die Vertraulichkeit vor Abstimmungsbeginn zu beantragen und zu begründen. Der Antrag auf Vertraulichkeit ist in dem Umlaufbeschluss als separate Abstimmungsfrage beizufügen und abzustimmen.
(c) Die Veröffentlichung vertraulicher Protokollteile oder Umlaufbeschlüsse ist bei Wegfall des Grundes für die Vertraulichkeit nachzuholen.

(4) Alle nicht als vertraulich deklarierten Beschlüsse des Präsidiums sind in Kurzfassung innerhalb von fünf Wochen nach Beschlussfassung auf der Webseite des Vereins in einer chronologischen Liste je Wahlperiode zu veröffentlichen. In Einzelfällen kann die Veröffentlichung auf der Webseite später erfolgen oder auf diese verzichtet werden. Hierauf ist bereits bei Beschlussfassung hinzuweisen. Zuständig für die Kurzfassungen ist der Antragsteller.

V. Wechsel / Rücktritt

(1) Scheidet ein Präsidiumsmitglied aus dem Amt aus, wird das bereitgestellte E-Mail-Konto nach acht Wochen gelöscht. Sämtliche mit dem Konto verknüpften Dokumente (nicht aber E-Mails) werden auf den Verein übertragen. Es liegt in der Verantwortung der Kontoinhaber, private Dokumente zuvor zu löschen oder zu sichern.

Anlage 1: Arbeitsrahmen zur Aufgabenverteilung und Arbeitsorganisation des Präsidiums

§ 1

Das Präsidium organisiert sich in Ausschüssen (dauerhafte Aufgabenbereiche) und Arbeitsgruppen (temporäre Aufgabenbereiche). Dies dient der Arbeitsteilung und der Entlastung des Gesamtpräsidiums.

§ 2

Das Präsidium richtet folgende Ausschüsse ein:

  • Vorstand
  • Strategie und Planung
  • Internationale Beziehungen
  • Communitys und Mitglieder
  • Board Governance
  • Finanzen und Personal
  • Reporting

§ 3

Über die Einrichtung von Arbeitsgruppen entscheidet das Präsidium nach Bedarf. Die existierenden Arbeitsgruppen werden auf einer Seite im Vereinsforum dokumentiert (siehe § 7).

§ 4

Alle Ausschüsse und Arbeitsgruppen sollen das Gesamtpräsidium regelmäßig über ihre Arbeit informieren. Gegebenenfalls sind Beschluss- oder Diskussionsvorlagen für das Präsidium vorzulegen.

§ 5

Jeder Ausschuss und jede Arbeitsgruppe hat eine/n Vorsitzende/n. Diese Person trägt für folgende Aufgaben die Verantwortung:

(a) Berücksichtigung der Positionen des Gesamtpräsidiums in der Arbeit des Ausschusses,
(b) Aufstellen und Umsetzen konkreter Ziele des Ausschusses,
(c) Organisation, Durchführung und Dokumentation der Arbeit des Ausschusses,
(d) Information des Gesamtpräsidiums nach § 4,
(e) Ansprechpartner des Ausschusses gegenüber dem Präsidium, der Geschäftsstelle und den Mitgliedern.

§ 6

Ausschüsse und Arbeitsgruppen können weitere Personen hinzuziehen, die an den Sitzungen der Ausschüsse oder Arbeitsgruppen beratend teilnehmen. Bei einer dauerhaften Berufung ist dem Präsidium eine Widerspruchsfrist einzuräumen. Eine temporäre oder dauerhafte Hinzuziehung von Angestellten der Geschäftsstelle muss vorab durch den Vorstand genehmigt werden.

§ 7

Details zu Aufgaben und Zusammensetzung der Ausschüsse und Arbeitsgruppen sowie ergänzende Informationen werden im Vereinsforum dokumentiert.

Vorstand

Beschlossen 
24. September 2006
Geändert 
am 1. Juli 2007, am 2./3. August 2008, 13. Januar 2009, 24. März 2010, 22. Oktober 2011

§ 1 Vorstand

(1) Der Vorstand wird vom Präsidiums des Vereins bestellt.

(2) Der Vorstand führt die laufenden Geschäfte des Vereins Wikimedia Deutschland e.V.

(3) Arbeitsort des Vorstandes ist der Sitz der Geschäftsstelle.

§ 2 Aufgaben

(1) Als laufende Geschäfte im Sinne der Satzung gelten die Bearbeitung aller Wikimedia Deutschland e.V. betreffenden Vorgänge und Angelegenheiten.

(2) Über die in der Satzung festgelegten Aufgaben hinaus obliegen insbesondere:

(a) Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung Freien Wissens auf der Grundlage der strategischen Zielvorgaben des Präsidiums und der Beschlüsse der Mitgliederversammlung
(b) Gestaltung und Weiterentwicklung der notwendigen Organisationsstrukturen und Prozesse
(c) Sicherung der finanziellen Stabilität des Vereins

§ 3 Organisatorische Einordnung

Weisungsbefugt gegenüber dem Vorstand ist der Vorsitzende des Präsidiums im Verhinderungsfall dessen Stellvertreter.

§ 4 Personal

(1) Der Vorstand ernennt umgehend nach seiner Bestellung einen hauptamtlichen Mitarbeiter zu seinem permanenten Vertreter für den Fall eines unerwarteten Ausfalls. Die Ernennung bedarf der Zustimmung des Präsidiums. Dem permanenten Vertreter ist schriftliche Vollmacht zu erteilen.

§ 5 (weggefallen)

§ 6 Berichtspflicht

(1) Der Vorstand hat dem Präsidium über alle wesentlichen Vorkommnisse und Vorgänge regelmäßig – auch außerhalb der Präsidiumssitzungen – zu berichten.

(2) Bei besonderen Vorkommnissen ist der Vorsitzende, die Stellvertretenden Vorsitzenden und der Schatzmeister des Präsidiums unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Diese erhalten von wichtigen Schreiben Durchschläge zur Kenntnis.

§ 7 Ort der Geschäftsstelle

(1) Die Geschäftsstelle hat Ihren Sitz in Berlin.

§ 8 Zustimmungsvorbehalte

Gemäß § 12 (5) der Satzung hat das Präsidium festgelegt, dass die folgenden Geschäfte der Zustimmung durch das Präsidium bedürfen, bevor sie vom Vorstand unternommen werden dürfen:

(1) Entscheidungen über Drittmittel und Zuwendungen.

1. Der Zustimmung des Präsidiums gemäß § 12 Abs. 5 der Satzung bedürfen
a) Fördermittelanträge und sonstige Projekte, die ein Budget von mehr als 250.000 Euro umfassen,
b) die Annahme von Spenden, Geldauflagen, Erbschaften und sonstiger Zuwendungen Dritter, die mehr als 250.000 Euro umfassen.
2. Entsprechende Vorhaben sind dem Präsidium frühzeitig anzuzeigen.

(2) Einstellungen, Ernennungen und Kündigungen von Bereichsleitenden. Das Präsidium ist vor Beginn des Einstellungs- oder Ernennungsprozess über den Ablauf des Prozesses zu informieren. Der Prozessablauf ist zu dokumentieren und in der Vorlage zum Zustimmungsbeschluss darzustellen.

(3) Festlegungen zu und Änderungen an den Zuschnitten der Bereiche und den Befugnissen der Bereichsleitenden.

Interessenkonflikte

§ 1 Begriffsbestimmungen

(1) Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn die persönlichen Interessen eines Amtsträgers von den Interessen des Vereins abweichen. Der äußere Eindruck eines Interessenkonflikts (scheinbarer Interessenkonflikt) und die Möglichkeit eines Interessenkonflikts (potentieller Interessenkonflikt) gelten ebenfalls als Interessenkonflikt.

(2) Persönliche Interessen umfassen die privaten und beruflichen Interessen einer Person sowie die privaten und beruflichen Interessen von mit ihr verbundenen Dritten.

(3) Verbundene Dritte sind Personen, zu denen eine Person in einer engen privaten oder beruflichen Beziehung steht (wie Familienmitglieder, Lebenspartner, enge Freunde, Angestellte, Arbeitgeber oder Geschäftspartner sowie Firmen oder Organisationen, auf die sie oder eine verbundene Person Einfluss haben).

(4) Amtsträger sind Mitglieder des Vorstands und des Präsidiums und die Kassenprüfer. Das Präsidium und die Mitgliederversammlung können weitere Personen nach dieser Ordnung verpflichten.

§ 2 Pflicht zur Offenlegung von Interessenkonflikten

Amtsträger müssen das Präsidium über Interessenkonflikte, die sie betreffen, unverzüglich in Textform informieren.

§ 3 Weitere Pflichten von Amtsträgern

(1) Amtsträger sind dem Vereinsinteresse verpflichtet. Kein Amtsträger darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen.

(2) Bis zu einer Entscheidung des Präsidiums nach § 4 sollen sich Amtsträger an Entscheidungen, in denen sie einem Interessenkonflikt unterliegen, nicht beteiligen.

§ 4 Entscheidung des Präsidiums

(1) Über das Vorliegen eines Interessenkonflikts und den Umgang damit entscheidet das Präsidium auf Vorschlag des zuständigen Ausschusses. Dabei kann es beschließen, dass ein von einem Interessenkonflikt betroffener Amtsträger

a) von einer Abstimmung oder
b) von der Behandlung eines Prozesses oder
c) von der Information über einen Prozess ausgeschlossen wird.

(2) Der betroffene Amtsträger ist vor der Entscheidung anzuhören.

§ 5 Geschäfte mit Amtsträgern

(1) Der Verein darf keine Geschäfte mit Amtsträgern oder mit ihnen verbundenen Dritten abschließen. Dies umfasst nicht

a) den Anstellungsvertrag des Vorstands,
b) die Erstattung von notwendigen Kosten im Rahmen der Amtstätigkeit und
c) die Förderung ehrenamtlicher Tätigkeit in den Wikimedia-Projekten von ehrenamtlichen Amtsträgern bis zu einem Betrag von 500,00 € je gefördertem Projekt.

(2) Absatz 1 gilt ebenfalls für Geschäfte mit ehemaligen Mitgliedern des Präsidiums und ehemaligen Kassenprüfern für die Dauer von einem Jahr nach ihrem Ausscheiden aus dem Amt.

(3) Über Ausnahmen beschließt das Präsidium auf Vorschlag des zuständigen Ausschusses. Eine Ausnahme kann gewährt werden, wenn das Geschäft den Standards entspricht, wie sie bei fremden Dritten maßgeblich wären.

§ 6 Verstöße

(1) Das Präsidium kann Verstöße gegen diese Geschäftsordnung abhängig von ihrer Schwere sanktionieren, indem es

a) eine Rüge ausspricht,
b) den Vorstand anweist, die zu einem Amtsträger bestehenden Rechtsbeziehungen des Vereins zu beenden,
c) den Vorstand anweist, geleistete Zahlungen zurückzufordern oder Schadensersatzansprüche geltend zu machen,
d) ein Mitglied des Präsidiums nach § 10 Abs. 8 der Satzung beurlaubt oder den Vorstand abberuft,
e) einen Amtsträger nach § 5 Abs. 4 der Satzung aus dem Verein ausschließt
f) oder eine andere geeignete Maßnahme beschließt.

(2) Der betroffene Amtsträger ist vor der Entscheidung anzuhören.

§ 7 Dokumentation

Das Präsidium oder der zuständige Ausschuss erstellt über aufgetretene Interessenkonflikte und ihre Behandlung einen Bericht, der den Mitgliedern jährlich im Vereinsforum zur Verfügung zu stellen ist.

Reisekostenordnung

Präambel

Die Reisekostenordnung beinhaltet Regelungen zur Planung, Durchführung und Abrechnung von Reisen von Mitarbeitern und Ehrenamtlichen bei Wikimedia Deutschland e.V. sowie der gemeinnützigen Wikimedia Förderungsgesellschaft mbH. Ziel dieser Reisekostenordnung ist die Schaffung einer transparenten und flexiblen Rahmenregelung, die unter den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit steht, sowie den Reisenden einen eigenverantwortlichen und verantwortungsbewussten Reiseprozess ermöglicht.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Reisekostenordnung gilt für hauptamtliche Mitarbeiter und Funktionsträger sowohl des Wikimedia Deutschland e.V. als auch der gemeinnützigen Wikimedia Fördergesellschaft mbH.

(2) Sie gilt auch für Dritte, die zu von Wikimedia Deutschland geförderten oder durchgeführten Veranstaltungen aktiv beitragen. Für diesen Personenkreis wird zur Vereinfachung künftig der Begriff Reisender benutzt.

(3) Die Reise beginnt mit dem Verlassen der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte oder des im Antrag genannten Orts und endet mit der Rückkehr in die Wohnung oder die regelmäßige Arbeitsstätte oder in den im Antrag genannten Ort.

§ 2 Voraussetzung und Genehmigung

(1) Es gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (inkl. der Zeitökonomie).

(2) Reisen sind vor Antritt zu beantragen und genehmigen zu lassen, wenn möglich in schriftlicher oder elektronischer Form, soweit sich die Zustimmung des Vereins nicht aus den Umständen ergibt (z.B. entsprechender Präsidiums- oder Vorstandsbeschluss).

(3) Die Genehmigung erfolgt bei hauptamtlichen Mitarbeitern durch den Dienstvorgesetzten.

(4) Bei ehrenamtlichen Mitarbeitern erfolgt die Genehmigung durch einen dazu befugten hauptamtlichen Mitarbeiter der Geschäftsstelle.

§ 3 Fahrtkosten

(1) Es ist der kürzeste oder zweckmäßigste Reiseweg zu wählen (Zeitökonomie). Fahrtkosten werden nur soweit erstattet, wie sie vom Antragsteller nachweislich bezahlt wurden. Aus ökonomischen und ökologischen Gründen ist die Bahn wenn möglich zu bevorzugen.

Bahnfahrten

(2) Für Reisen mit der Bahn werden Fahrtkosten bis zur Höhe des Normalpreises der Tarifstufe 2. Klasse oder des jeweiligen Äquivalents inkl. Zuschläge und Sitzplatzreservierungen übernommen. Eine Zugbindung sollte nur in Ausnahmefällen bei einer unveränderlichen Zeitplanung gewählt werden.

(2a) Die Kosten der Anschaffung einer Bahncard werden erstattet, sofern hierdurch unter Berücksichtigung der erwarteten Fahrtkosten mit einer Ersparnis zu rechnen ist. Die erwartete Ersparnis ist vom Antragsteller darzustellen.

(2b) Abweichend von Abs. 1, Satz 2 werden Inhabern einer Bahncard 100 Fahrtkosten wie folgt erstattet:

(a) Pro Reise werden die Hälfte des Normalpreises der Tarifstufe 2. Klasse oder des jeweiligen Äquivalents inkl. Zuschläge und Sitzplatzreservierungen als zu erstattende Fahrtkosten angenommen. Als Nachweis dient eine ausgedruckte Reiseverbindung inklusive Preisangabe.
(b) Innerhalb des Geltungszeitraums der Bahncard 100 werden Fahrtkosten nur soweit erstattet, wie sie die tatsächlichen Anschaffungskosten der Bahncard 100 nicht überschreiten. Als tatsächliche Anschaffungskosten gelten die vom Antragsteller bezahlten Anschaffungskosten abzüglich aller Erstattungen durch Dritte.
(c) Bei der ersten Nutzung dieser Regelung während des Gültigkeitszeitraumes der Bahncard 100 sind die tatsächlichen Anschaffungskosten vom Antragsteller nachzuweisen.
(d) Antragsteller sind darauf hinzuweisen, dass sie für die steuerrechtlichen Fragen in diesem Zusammenhang selbst verantwortlich sind.
(e) Auf dem Erstattungsformular ist vom Antragsteller schriftlich zu bestätigen, dass die Reise stattgefunden hat und dass keine Fahrtkosten von Dritten erstattet wurden oder werden.

Reisen mit einem PKW

(3) Bei der Reiseplanung sind Bahnfahrten PKW-Fahrten nach Möglichkeit vorzuziehen. Die Fahrt mit dem PKW aus gesundheitlichen, transporttechnischen oder zeitökonomischen Gründen ist vor Antritt begründet zu beantragen und in der Genehmigung zu vermerken.

(4) Ausnahmen bilden Fahrgemeinschaften, falls diese wirtschaftlicher sind als einzelne Bahnfahrten. Fahrten mit dem privaten PKW sind unter Angabe des Ausgangs- und Zielortes, des Fahrers sowie der gefahrenen Kilometer abzurechnen.

(5) Die Erstattung erfolgt hierbei in Höhe von 0,30 Euro/km. Damit sind alle Kosten für Fahrzeug, Treibstoff und Abgaben abgegolten. Die Nutzung eines Mietwagens ist ebenso vorher zu begründen und in der Genehmigung anzugeben. In diesem Fall werden die Miet- sowie die Treibstoffkosten entsprechend den vorgelegten Belegen erstattet.

Flugreisen

(6) Flugkosten werden in Höhe des Preises eines Economy Tickets übernommen. Sonstige Verkehrsmittel wie Schiffe o. ä. werden per Einzelfall geregelt.

(7) Begründete Ausnahmen von diesen Regelungen bedürfen der Genehmigung des Vorstandes. Die Begründung ist auf der Genehmigung zu vermerken.

§ 4 Übernachtungen

(1) Übernachtungskosten werden bis zu einer dem Mittelklasse-Standard entsprechenden Unterkunft erstattet.

(2) Möchte der Reisende privat übernachten, wird eine pauschale Erstattung von 20 € pro Nacht gewährt.

§ 5 Verpflegung

(1) Soweit die Herberge bei einer Übernachtung ein Frühstück anbietet, wird dieses grundsätzlich erstattet. Beträgt die Dauer der Reise an einem Kalendertag mehr als 8 Stunden, können pauschale Verpflegungsmehraufwände geltend gemacht werden. Unentgeltlich erhaltene Mahlzeiten sind entsprechend in Abzug zu bringen.

(2) Die Höhe der Pauschalen orientieren sich am steuerrechtlichen Rahmen und sind im Anhang aufgeführt.

§ 6 Nebenkosten

(1) Reisenebenkosten wie z. B. ÖPNV, notwendige Taxifahrten, Parkgebühren, Internet-Kosten, reisespezifische Versicherungen und Gebühren etc. werden im erforderlichen Umfang entsprechend der Belege erstattet, soweit sie nicht zu den Kosten der allgemeinen Lebensführung zu rechnen sind.

§ 7 Vorschüsse

(1) Ist die Vorauslage der Kosten durch den Reisenden aufgrund Höhe oder persönlicher Situation unzumutbar, wird auf Antrag ein Vorschuss gewährt. Dieser muss nicht begründet werden. Die Gewährung erfolgt mit der Genehmigung der Reise.

(2) Wird bei einer Reise ein Vorschuss gewährt, ist diese spätestens 10 Tage nach Reiseende bei der Geschäftsstelle abzurechnen.

§ 8 Abrechnung

(1) Reisen sind zeitnah abzurechnen. Hauptamtliche Mitarbeiter haben Reisen grundsätzlich spätestens zwei Wochen nach Reiseende bei der Geschäftsstelle abzurechnen.

(2) Bei ehrenamtlichen Mitarbeitern beträgt diese Frist zwei Monate nach Reiseende. Danach werden die Kosten nur noch in Ausnahmefällen mit Genehmigung des Vorstandes erstattet.

(3) Die Abrechnung erfolgt auf dem dafür vorgesehenen Formular.

(4) Belege sind grundsätzlich im Original beizufügen. Über Online-Tickets sind die entsprechend angebotenen Nachweise auszudrucken und beizulegen.

(5) Die während der Reise erbrachten Leistungen sind hauptamtlichen Mitarbeitern mit dem Arbeitsentgelt abgegolten. Bei ehrenamtlichen Mitarbeitern stellen die erbrachten Leistungen den ehrenamtlichen Beitrag dar.

Anhang Verpflegungsmehraufwand

Die Gewährung von Verpflegungsmehraufwänden richtet sich nach der Abwesenheit je Kalendertag. Die Höhe der Erstattung orientiert sich am Einkommensteuergesetz.

Inland

Im Inland gelten bis zum 31.12.2013 folgende Sätze:

  • bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden 6 €
  • bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden 12 €
  • bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 €.

Ab dem 01.01.2014 gelten im Inland folgende Sätze:

  • bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12 €
  • bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24 €
  • an An- und Abreisetagen vor bzw. nach einer dienstlichen Übernachtung unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitszeit 12 €.
Ausland

Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen gelten länderweise unterschiedliche steuerlich vorgegebene Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom Bundesministerium der Finanzen jeweils zu Beginn des Kalenderjahres bekannt gemacht werden. Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Im Übrigen ist Folgendes zu beachten:

  • Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Ort, den der Reisende vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht.
  • Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
  • Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Deutschland geltende Tagegeld maßgebend.
Abzüge

Unentgeltlich gewährte Mahlzeiten führen zu folgenden Abzügen:

  • Frühstück 20% des Tageshöchstsatzes (im Inland 4,80 €)
  • Mittagessen 40% des Tageshöchstsatzes (im Inland 9,60 €)
  • Abendessen 40% des Tageshöchstsatzes (im Inland 9,60 €).

Finanzordnung

§ 1 Allgemeines

(1) Die Finanzordnung regelt die Wirtschaftsführung des Wikimedia Deutschland e. V., hiernach als “der Verein” bezeichnet. Sofern nicht explizit anderweitig geregelt, sind die hier enthaltenen Regelungen auf Tochtergesellschaften des Vereins entsprechend anzuwenden.

(2) Für den Verein und seine Tochtergesellschaften werden separate Bücher geführt. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind anzuwenden.

(3) Die Mittel des Vereins dürfen nur gemäß der Satzung im Rahmen des geltenden Wirtschaftsplans verwendet werden.

§ 2 Wirtschaftsplan

(1) Für die Entwicklung des Wirtschaftsplans gilt § 12 Abs. 6 der Satzung. Die Mitglieder des Vereins sind an der Entwicklung des Wirtschaftsplans im Rahmen eines gemeinsam mit der AG Partizipation entwickelten Prozesses zu beteiligen.

(2) Der Wirtschaftsplan benennt die zur inhaltlichen Zielsetzung des Präsidiums erforderlichen Ressourcen. Sämtliche geplanten Erträge und Aufwendungen des Vereins sind im Wirtschaftsplan abzubilden. Der Wirtschaftsplan ist hinsichtlich der Erträge und Aufwendungen ausgeglichen aufzustellen. Der Wirtschaftsplan soll folgende Informationen beinhalten:

1. Darstellung der geplanten programmatischen Kosten auf der Ebene der Handlungsfelder.
2. Darstellung der nicht-programmatischen Aufwendungen aufgeschlüsselt nach “Werbung und allgemeine Öffentlichkeitsarbeit” und “Verwaltungskosten”.
3. Aufgeschlüsselte Darstellung der Spendeneinnahmen der WMDE, ob direkt erhalten oder weitergeleitet von der WMFG.
4. Aufgeschlüsselte Darstellung der Transferzahlungen der WMFG, ob diese an WMDE oder die Wikimedia Foundation weitergeleitet werden.

Folgende Informationen, die nicht Gegenstand der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan sind, werden zusätzlich bereitgestellt:

5. Aufschlüsselung aller Positionen nach Personal- und Sachkosten.
6. Darstellung aller Kosten nach Bereichen
7. Anzahl der Vollzeitäquivalente pro Bereich.

(3) Der Wirtschaftsplan ist spätestens bis zum Antragsschluss der Mitgliederversammlung im Vereinsforum zu veröffentlichen und zur Diskussion zu stellen. Änderungsanträge für den Wirtschaftsplan sind bis spätestens zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung im Vereinsforum vorzustellen.

(4) Dem Präsidium sowie den Kassenprüfern sind im Wirtschaftsplan Budgets in für ihre Aufgaben angemessener Höhe bereitzustellen. Hierfür erarbeitet der Schatzmeister im Einvernehmen mit dem Präsidium und den Kassenprüfern einen Vorschlag, der vom Vorstand in den Wirtschaftsplan aufzunehmen ist.

(5) Die unterjährige Änderung des Wirtschaftsplans erfolgt gemäß §10 Abs. 3 sowie § 12 Abs. 6 der Satzung. Die Vorlage ist mindestens vier Wochen vor der Beschlussfassung im Vereinsforum zur Diskussion zu stellen. Ihr ist eine eingehende Begründung sowie eine Aufstellung aller zu ändernden Positionen beizufügen.

§ 3 Finanzaufsicht

(1) Die Aufsicht des Präsidiums über die Geschäftsführung des Vorstands bestimmt sich nach § 10 Abs. 3 der Satzung. Der Schatzmeister trägt die Verantwortung für die effektive Erfüllung der Finanzaufsicht.

(2) Zur effektiven Ausübung der Finanzaufsicht hat der Vorstand gemäß § 12 Abs. 6 der Satzung alle Informationen bereitzustellen, die hierfür nach Maßgabe des Schatzmeisters sinnvoll und notwendig sind.

(3) Das Präsidium und die Kassenprüfer verwalten ihre jeweiligen Budgets eigenverantwortlich.

§ 4 Abschluss

(1) Die Aufstellung des Jahresabschlusses bestimmt sich nach § 12 Abs. 6 der Satzung. Ein Steuerberater ist hierfür hinzuziehen.

§ 5 Prüfung

(1) Der Jahresabschluss ist gemäß § 12 Abs. 6 der Satzung vom Präsidium zu prüfen.

(2) Der Jahresabschluss ist durch einen Abschlussprüfer zu prüfen. Die Beauftragung erfolgt durch das Präsidium für die Dauer von nicht mehr als drei Jahren. Eine erneute Bestellung desselben Abschlussprüfers ist erst nach einer Unterbrechung von mindestens drei Jahren zulässig. § 319 HGB ist anzuwenden.

(3) Die Prüfung durch die Kassenprüfer bestimmt sich nach § 13 Abs. 2 der Satzung. Grundlage für die Prüfung ist der Jahresabschluss.

(4) Termine für die Prüfung werden von den Kassenprüfern im Einvernehmen mit dem Vorstand und dem Schatzmeister festgelegt. Sie sind so zu legen, dass den Kassenprüfern hinreichend Zeit zum Verfassen ihres Berichts und Präsidium und Vorstand hinreichend Zeit zur Stellungnahme vor Unterrichtung der Mitglieder verbleibt.

(5) Einzelne Kassenprüfer sind von der Prüfung jeweiliger Geschäfte zwischen ihnen und dem Verein ausgeschlossen.

(6) Sämtliche Geschäfte zwischen dem Verein und Kassenprüfern sowie zwischen dem Verein und Mitgliedern des Präsidiums sind von mindestens zwei an den Geschäften nicht beteiligten Kassenprüfern zu prüfen. Der Umfang und das Ergebnis dieser Prüfungen ist im Bericht der Kassenprüfer zu vermerken.

§ 6 Berichte

(1) Der Vorstand erstellt den Jahresbericht für den Verein zur Vorlage beim Finanzamt und zur Unterrichtung von Mitgliedern, Spendern, Partnern und weiteren interessierten Personen. Im Jahresbericht sind insbesondere die Aktivitäten und die Entwicklung des Vereins sowie die Nutzung seiner Mittel zu beschreiben.

(2) Die Kassenprüfer unterrichten die Mitgliederversammlung gemäß § 13 Abs. 2 der Satzung über das Ergebnis ihrer Prüfung. Zuvor geben sie Vorstand und Präsidium Gelegenheit zur Einsicht und Stellungnahme.

(3) Das Präsidium erstellt auf Basis der Ergebnisse der Prüfungen durch die Kassenprüfer und durch den Abschlussprüfer einen Aufsichtsbericht. Im Bericht sind identifizierte Schwächen in der Geschäftsführung des Vereins sowie eingeleitete und geplante Maßnahmen zu deren Beseitigung zu benennen. Dem Bericht ist auch eine Empfehlung zur Feststellung des Jahresabschlusses des Vereins beizufügen.

(4) Der Jahresbericht, der Jahresabschluss, der Aufsichtsbericht sowie die Prüfungsberichte der Kassenprüfer und des Abschlussprüfers sind den Mitgliedern spätestens zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung zugänglich zu machen.

(5) Der Vorstand hat der Mitgliederversammlung nach Ablauf des Geschäftsjahres über die Erfüllung des Wirtschaftsplans zu berichten.

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